800 medarbejdere – ét kommunikationssystem

Home / Microsoft - Momentum / 800 medarbejdere – ét kommunikationssystem

800 medarbejdere hos Stibo er netop nu ved at finde nye måder at arbejde sammen på. Med Microsofts Unified Communication får de alle mulighed for at ringe, maile, bruge instant messaging og senere også at foretage konferenceopkald fra én enkelt platform. Det sparer tid og åbner for nye samarbejdsformer.

Hos Stibo er instant messaging et arbejdsredskab på linie med telefonen. Medarbejdere i hele organisationen har med instant messaging et konstant opdateret overblik hinandens status, og dermed undgår man at kontakte hinanden forgæves.
”Vores primære opgave i IT-afdelingen er at stille en infrastruktur til rådighed for vores medarbejdere, som lever op til de forretningsmæssige behov de har. Her har vi erkendt, at instant messaging er et vigtigt redskab, som folk bruger, uanset om vi stiller det til rådighed eller ej. – Men sikkerhed en væsentlig faktor for os, og derfor har vi valgt at implementere instant messaging på en måde som gør at vi kan håndtere sikkerheden, ” siger Morten Bilgrav Mathiasen, der er Group IT Manager for alle Stibos forretningsenheder.

Én fælles struktur
For to år siden fik Morten Bilgrav Mathiasen den opgave at sammenlægge to separate IT-afdelinger og -infrastrukturer i Stibo koncernen. Forskellige politikker omkring sikkerhed og adgang til applikationer har gjort arbejdet omfattende, men en fælles struktur er nu på plads, og det giver nye muligheder for Stibo som organisation. Tidligere havde den ene gruppe medarbejdere mulighed for at benytte gratis kommunikationsværktøjer som eksempelvis messenger, mens den anden gruppe ikke havde den mulighed. Mails lå desuden på forskellige servere.
”Vi har erkendt, at der er et reelt behov for, at medarbejderne kan benytte instant messaging som en del af arbejdet. Hvis vi ikke opbygger et sikkert system, så vil medarbejderne finde gratis værktøjer til det på Internettet, og dermed vil vi udsætte os for en sikkerhedsrisiko,” mener Morten Bilgrav Mathiasen.

Sikkerhed og integration
Det, Stibo ønskede sig, var en kommunikationsløsning, som havde en højere grad af sikkerhed og mulighed for integration med en række andre Microsoft-produkter. Løsningen var Microsoft Office Communicator, som giver mulighed for, at Stibo på sigt integrerer alle virksomhedens kommunikationsmuligheder i én løsning – Microsoft Unified Communication. Dette omfatter instant messaging, telefoni, konferencer og ikke mindst til at gøre samarbejde nemmere gennem ”active presence”. Active presence dækker over det, at alle medarbejdere kan se status på alle andre. Systemet giver oplysninger om, hvorvidt medarbejderen er på sin arbejdsplads, om man er ledig eller optaget, og med tiden vil Stibo også koble IP-telefonidelen på, så det bliver muligt at se, om en kontaktperson taler i telefon. Dermed undgår medarbejderne at kontakte hinanden forgæves, fordi de hele tiden kan se, hvilken kommunikationsform der er den mest effektive.

Undgår dobbeltarbejde
Integrationen er blevet mulig blandt andet fordi Stibo har valgt at opbygge sin forretning omkring løsninger fra Microsoft. Det giver mulighed for, at Microsoft Live Communication-serveren kan trække på data fra mailserver, IP-telefoniserver og i øvrigt samarbejde med de gængse kontorapplikationer i Microsoft Office-pakken.
”Vi forsøger at standardisere og bygge op omkring en Microsoft-løsning. Fordelen er, at alle nu bliver koblet på den samme løsning, og det giver synergi,” fortæller Morten Bilgrav Mathiasen.
Det anslås hos Microsoft, at seks ud af ti telefonopkald i en gennemsnitlig virksomhed går til en telefonsvarer, og den typiske besked, der lægges, går ud på, at man beder om at blive ringet op.

Store besparelser på telefoni
Næste skridt i Stibos integration af Unified Communication er telefoni. Virksomheden har store udgifter til rejsende medarbejderes mobiltelefoni, og det forventes at kunne reduceres kraftigt ved at give medarbejderne mulighed for at ringe via deres Microsoft Office Communicator klient.
”Vi har mange medarbejdere, der rejser i eksempelvis USA. Hvis de kan bruge Internettet til telefoni frem for en mobiltelefon, så kan vi spare mange penge. Desuden vil de pågældende medarbejdere også være koblet på Stibos Communicator og dermed indgå i virksomhedens samlede kommunikationssystem,” siger Morten Bilgrav Mathiasen.

Fakta:
Unified Communication hos Stibo
Stibo udruller i løbet af august 2007 en Unified Communication-løsning i hele virksomheden og alle dens afdelinger verden over. De enkelte medarbejdere vil dermed kunne samarbejde via Microsofts Communicator på en række forskellige platforme, herunder IP-telefoni (Stibo benytter en Nortel-løsning til IP-telefoni, som integreres problemfrit med Communicator), mail og senere også konferenceopkald. En af forcerne ved Communicator er ”active presence”, som samler alle tilgængelige oplysninger om hver enkelt medarbejders aktuelle status. Det sætter medarbejderne i stand til at vælge den optimale kommunikationsform og minimere spildtid, når en person skal kontaktes. Data integreres i en Microsoft Live Communication-server fra blandt andet den seneste Microsoft Exchange-server 2007.
Stibo har nu mulighed for selv at opsætte alle sikkerhedsparametre for løsningen. I første integration har Stibo valgt at tillade medarbejderne, at de kan benytte:

• Instant messaging internt og eksternt
• Voice internt
• Video internt

Der er lukket for:
• Distribution af filer og links via Microsoft Communicator

Fakta:
Om Stibo
Stibo er en af Skandinaviens største, grafiske virksomheder og er verdensledende inden for sine forretningsområder. Fundamentet for den internationalt orienterede, ekspansive og velkonsoliderede koncern er viden om grafiske processer og teknologi. Stibos mission er at skabe konkurrencefordele for sine kunder ved at optimere deres kommunikation med deres respektive markeder og målgrupper.
Stibo beskæftiger i dag flere end 800 medarbejdere i Europa, Nordamerika og Fjernøsten, fordelt på tre selvstændige divisioner. Koncernens divisioner er totalleverandører af innovative publiceringsløsninger til udgivere af aviser, tidsskrifter, kataloger og bøger.
Med et solidt kendskab til kundernes hverdag og et højt teknologisk niveau varetager divisionerne hele kundens publiceringsproces – fra system til medier. Det gælder områder som: Content Management, databasepublicering, personalisering, workflow, premedia samt tryk og digitale medier.

Fakta:
Instant messaging – chat for erhvervslivet
Instant messaging har bredt sig til erhvervslivet fra de private computere, hvor begrebet kendes som ”chat”. De fleste private brugere benytter sig af programmer som eksempelvis MSN Messenger eller ICQ, og de giver mulighed for at to eller flere personer kan skrive direkte til hinanden i ”real time” – det vil sige uden mærkbar tidsforsinkelse. Samtidig kan en chat-klient give oplysninger om hvorvidt en kontaktperson er til frokost, ikke vil forstyrres og meget andet, og de funktioner har vist sig at være til stor nytte i erhvervsmæssig sammenhæng.

Billedtekst:
”Man kan sige, at vi indtil nu har været bagud på grund af sikkerheden. Vores medarbejdere kender disse kommunikationsløsninger fra deres private computere derhjemme, og nu kan vi udnytte dem til fulde i virksomheden.”
Morten Bilgrav Mathiasen, Group IT Manager hos Stibo