Continia giver økonomisk overblik hos Regionstog

Home / Artikler / Continia giver økonomisk overblik hos Regionstog

Med Continia Document Capture til Microsoft Dynamics NAV kan man via email sende købsfakturaer direkte til Dynamics NAV, hvor de automatisk og helt uden brugerinvolvering, bliver registreret og arkiveret. Det har man valgt at gøre hos Regionstog A/S, som nu på den måde sender, registrerer og arkiverer op mod 9.000 fakturaer årligt pr. mail til Dynamics NAV. Det sparer tid, giver overblik og åbner på sigt op for en række nye muligheder for integration af dokumenter til Dynamics NAV.
Continia Dynamics

Virksomheden Regionstog A/S er resultatet af en fusion i 2009, hvor de tre sjællandske jernbaneselskaber, Vestsjællands Lokalbaner A/S, Lollandsbanen A/S og Østbanen, slog sig sammen i ét nyt selskab. Fusionen gav nye udfordringer, ikke mindst administrativt hvor mange lokationer nu skulle rapportere til den nye hovedafdeling i Holbæk.
En omfattende opgave var indscanning af købsfakturaer til økonomisystemet Dynamics NAV. Fakturaerne bliver typisk sendt til Regionstogs afdelinger som PDF-dokumenter, hvorefter opgaven er at konvertere fakturaernes data til brug i økonomisystemet og arkivere de originale PDF-dokumenter.

Fra administrativ byrde til økonomisk overblik
Den traditionelle metode er at udprinte fakturaerne og manuelt indtaste samtlige væsentlige oplysninger i de korrekte felter i Dynamics NAV. Det er en stor administrativ byrde, som dræner ressourcer uden at tilføre værdi til virksomheden.
”Vi havde faktisk allerede et system, der i princippet kunne det samme. Men problemet var, at det var et eksternt program, som ikke umiddelbart kunne kommunikere med vores økonomisystem, Dynamics NAV. Det betød, at det var forbundet med flere arbejdsgange at få vores data fra indscannede købsfakturaer til Dynamics NAV, og det var tidskrævende. Desuden var vi utilfredse med leverandøren, og med den nye udfordring i forbindelse med fusionen begyndte vi at se os om efter en anden løsning,” siger Peter Jørgensen, der er controller hos Regionstog A/S. Hans opgave er blandt andet, at udarbejde månedlige rapporter om virksomhedens økonomi, og det kræver, at der er et komplet – og
gerne løbende opdateret – datasæt at tage udgangspunkt i.


Udvidelsesmodul udviklet specielt til Dynamics NAV
Derfor tog Peter Jørgensen kontakt til Datapro, som præsenterede ham for Continia Document Capture, der er et modul specielt udviklet til organisationer, som i forvejen benytter Microsoft Dynamics NAV. Systemet genkender fakturaer fra eksisterende leverandører, og det er muligt både at scanne direkte til modulet og sende købsfakturaer via mail. Al håndtering af fakturaer sker i Dynamics NAV, hvilket blandt andet betyder at systemet er lige til at gå til for brugere, der kender til arbejdsgangene i Dynamics NAV.
Med Continia kan Peter Jørgensen nu være sikker på, at alle dokumenter er tilgængelige i det øjeblik, de er indscannede uanset, hvor i landet, de er sendt fra. Der er således ingen ekspeditionstid, og dermed har Peter Jørgensen et overblik over økonomien, der er så tæt på de faktiske forhold som overhovedet muligt, hvilket giver ham overblik og en større præcision i økonomistyring- og rapportering.
Implementeringen af Continia tog blot to dage. En medarbejder fra Datapro tog ud til Regionstog og rettede alle småfejl i takt med, at de blev opdaget.

”Der er altid startvanskeligheder, men efter to dage var vi kørende, og det har stort set ikke været noget siden. Vores medarbejdere er glade for Continia, de synes, det er nemt og bruge – og så sparer det dem for store mængder manuelt arbejde. Det har været en god investering, som vi vil gå videre med,” fortæller Peter Jørgensen.

Flere muligheder for effektivisering med Continia Document Capture
I dag er der 24 aktive brugere af Continia hos Regionstog A/S, og det er enkelt for virksomheden selv at oprette en ny bruger. Brugerne har adgang til systemet enten via Microsoft Dynamics NAV eller via et tilhørende webinterface. Continia tilfører også Dynamics ny funktionalitet som eksempelvis muligheden for at genfinde arkiverede fakturaer. Eksempelvis kan man via en kreditor se samtlige de fakturaer, der er tilknyttet den pågældende leverandør.
For Regionstog A/S har Continia været en succesfuld investering, og derfor ønsker virksomheden at arbejde videre med en række andre muligheder som Continia-modulet giver mulighed for.
Udover købsfakturaer, kan Continia Document Capture nemlig også håndtere mange andre typer af dokumenter, såsom forhandleraftaler, ordrebekræftelser, kontrakter, aftaler, certifikater og brevkorrespondancer. Det vil for Regionstog A/S være oplagt i forbindelse med en lang række opgaver.

”Vi har andre finansbilag, som med fordel kan integreres i Dynamics via Continia. Det drejer sig om eksempelvis om kontrakter og kørselsbilag. Derfor er vi nu lige startet på en dialog med Datapro om, hvordan vi kommer i gang med det,” siger Peter Jørgensen.

Faktabokse:
Om Regionstog A/S
Regionstog A/S er et jernbaneselskab med 240 medarbejdere, hvis primære opgaver er passagerbefordring med tog samt forvaltning af omkring 200 km jernbaneinfrastruktur fordelt på fire strækninger på Sjælland. Virksomheden har i alt 29 moderne lavgulvstog, 13 IC2-togsæt og 16 LINT 41 togsæt og der transporteres Regionstog årligt ca. 3,2 mio. passagerer, herunder mange pendlere til og fra arbejde, skole og uddannelsessteder. To af banerne har i december 2011 kunnet fejre kunde nr. 1 million.

Om Continia Software
Continia Software er et dansk softwarehus, der specialiseret sig i at udvikle udvidelsesmoduler til Microsoft Dynamics NAV. Allerede tilbage i 1990 udviklede folkene bag Continia Software deres første udvidelsesmodul til Navision, og siden er en lang række specialiserede løsninger udviklet og markedsført. Continia er i dag markedsledende i Danmark indenfor integration mellem Microsoft Dynamics platformen og pengeinstitutternes betalings- og opkrævningssystemer. Blandt andet anvendes tillægsproduktet Continia Payment Management af mere end 2.000 danske virksomheder i dag til at varetage deres betalinger.