Enterprise Search hos Danish Crown

Home / Microsoft - Momentum / Enterprise Search hos Danish Crown

Seminaret ”Bryd vanen og få styr på vidensdeling” bød på en række indlæg fra toneangivende, danske virksomheder, der i hverdagen benytter Enterprise Search. Danish Crowns centrale it-afdeling har ansvaret for ca. 3.400 administrative arbejdsstationer, fordelt på cirka 80 afdelinger i ind- og udland.

IT-afdelingen hos Danish Crown varetager konceptudvikling, drift og support og er involveret i udrulningen af Microsoft Enterprise Search over hele virksomheden. Danish Crown ligger inde med store mængder ustrukturerede data, fordelt på decentralt placerede fil- og printservere samt personlige drev i alle afdelingerne. Dertil kommer et centralt Exchange-baseret mailsystem.

Enterprise Search og Desktop Search er blevet benyttet på udvalgte områder i infrastrukturen og har vist sig særligt effektive, når der skal foretages søgninger på de mere ustrukturerede data i form af mails, dokumenter, systemdokumentation og beskrivelser af arbejdsgange.

Jens Erik Jensen, leder PC-support i Danish Crowns centrale IT-afdeling, deltog i seminaret for at fortælle om sine erfaringer med Enterprise Search og om udrulningen, der begyndte med Desktop Search til mails og på personlige drev. Danish Crown er nu i færd med den gradvise udrulning, som skal resultere i, at samtlige brugere får adgang til Microsoft Desktop Search og senere Microsoft Enterprise Search.
”Vi skal kunne finde ny og eksisterende information – dels gennem en strukturering af data og dels ved at informationerne gøres søgbare. Her kommer Microsoft Search ind i billedet i form af Desktop Search og Microsoft Enterprise Search. Det er ikke en løsning, at vi alene forleder os på at strukturere vores data yderligere. Mængden og kompleksiteten af vores data gør, at vi skal have systemer som kan håndtere den situation.” Jens Erik Jensen, Danish Crown.

Udfordringerne i den forbindelse har i høj grad været at indeksere de store datamængder overalt i organisationen. Det har krævet store ressourcer, men efter første indeksering sker den løbende opdatering mere smidigt. ”Selv om vi strukturerer og etablerer portal-adgange, skal informationerne stadig være søgbare. I Danish Crown kan vi ikke revidere alle eksisterende dokumenter og mails og dernæst foretage en struktureret arkivering – det er simpelthen en uoverkommelig opgave. 80 pct. af vores data ligger nu i ustruktureret form,” Jens Erik Jensen, Danish Crown.

Andre udfordringer er af mere menneskelig karakter. Brugerne har meget varierende computerkundskaber, og for at gøre Microsoft Search til et effektivt arbejdsredskab kræver det, at medarbejderne forstår at benytte det og kan se fordelene i forhold til ”business as usual”. For at afhjælpe dette har Danish Crown udnævnt en række medarbejdere til at være superbrugere. De har fået installeret Enterprise Search først og skal fungere som formidlere af viden over for nye brugere.