Finansielt overblik med effektiv fakturabehandling

Home / Artikler / Finansielt overblik med effektiv fakturabehandling

Automatiseret fakturahåndtering har givet Oberthur Technologies 237 nordiske medarbejdere et større medansvar for virksomhedens økonomi. Nu undgås rykkere og sure leverandører – og virksomheden har fået redskaber til at danne sig et mere præcist overblik over den aktuelle finansielle status.

Oberthur Technologies er verdens største producent og udvikler af betalingskort og personlige indentifikationskort. Dankortet og det danske sygesikringskortet er eksempelvis fremstillet hos Oberthur. Virksomhedens danske afdeling har til huse i Rødovre, og den har i de seneste år været gennem store omvæltninger. Den danske del af virksomheden hed tidligere XPonCard, men den blev i 2008 opkøbt af Oberthur, som også har aktiviteter i de andre nordiske lande.
Den danske organisation er blevet valgt til at være finansielt centrum for den nordiske organisation som består af 12 selskaber. Det betyder, at alle fakturaer skal omkring Oberthurs Shared Financial Center i Rødovre. Her indtastes eller indscannes de og sendes til godkendelse hos de rette medarbejdere i ind- og udland. Siden 2004 har økonomiafdelingen i XPonCard arbejdet med elektronisk fakturabehandling på en Workflow-platform leveret af CapNordic. Den løsning er nu blevet inddraget i Oberthurs nordiske forretning.
”Vi kom fra en situation, hvor fakturabehandlingen var stærkt underprioriteret. Fakturaer forsvandt, og vi var tit for sent ude med betalingen. Der kom rykkere i stakkevis, og det var faktisk et frygteligt rod,” siger Ann-Maria Levring Jessen, Finance Manager i Oberthur i Norden.

Effektiv udnyttelse af organisationens ressourcer
Den erkendelse førte til implementeringen af CapNordic Workflow til fakturahåndtering. Nu bliver alle fakturaer behandlet i Rødovre. Uanset om de er sendt til Jönson i Stockholm eller Håkon i Oslo, så bliver de rutinemæssigt sendt til indscanning i Shared Financial Center, hvor dedikerede medarbejdere, som kender arbejdsgangene til bunds, indscanner og videreformidler fakturaerne elektronisk til godkendelse.
”Vi overvejede i første omgang, om vi skulle scanne i de forskellige afdelingen, men det vil ikke være effektivt nok,” fortæller Henriette Jørgensen, der arbejder som Financial Controller hos Oberthur i Rødovre. Risikoen for fejl ville simpelthen være for stor, vurderede Oberthur, som samlede den praktiske håndtering af fakturaer ét sted:
”Det er utrolig vigtigt, at indscanning og indtastning foregår korrekt, og det kræver, at vi har fokus på det,” siger Henriette Jørgensen.

Økonomi er blevet et fælles ansvar
Når en faktura er indscannet hos Oberthur i Norden, så sendes den elektronisk til godkendelse hos mindst to personer. Visse fakturaer skal godkendes af op til fire personer. CapNordic Workflow har en lang række muligheder for opsætning af godkendelsesprocedurer, og Oberthur har valgt at en faktura skal godkendes i løbet af maksimalt fem dage. Sker det ikke bliver der automatisk afgivet besked til vedkommendes overordnede.
Det betyder, at der skabes en fælles holdning om, at økonomisk ansvarlighed er noget den enkelte medarbejder deltager i til dagligt. Samtidig minimeres risikoen for fejl betydeligt.
”Vi signalerer, at det er vigtigt for os, og vi oplever, at det giver et s tørre medansvar blandt medarbejderne for økonomien i afdelingerne og virksomheden som helhed,” siger Ann-Maria Levring Jessen, der har været med til at opbygge Shared Financial Center i Oberthur i Norden. I den proces har CapNordic Workflow været et helt nødvendigt redskab:
”Det ville ikke være praktisk muligt for os at have den nuværende organisationsopbygning uden et effektivt system til at håndtere fakturaer,” vurderer Michael S. Brucz, der er IT-supporter for den nordiske organisation.

Fakturahåndtering som ledelsesværktøj
At fakturering nu foregår gnidningsløst giver samtidig Oberthur en række muligheder for at overvåge virksomhedens aktuelle økonomi meget præcist. En række medarbejdere har tilladelse til at trække statistikker ud af CapNordic Workflow, som giver et præcist overblik over, hvor mange fakturaer der er til betaling, hvor de ligger, og hvor store beløb det drejer sig om. På den måde kan Oberthur danne sig et øjebliksbillede af organisationens aktuelle likviditet, som regnskabsafdelingen tidligere ikke havde værktøjer til at generere.
Workflow giver desuden Oberthur et effektivt arkiv over gamle fakturaer. Fordi de ligger struktureret, kan der foretages fritekstsøgninger i dem, og der kan lynhurtigt udskrives fakturaer for en bestemt periode, varegruppe eller leverandør. Der er eksempelvis en fordel i forbindelse med leverandørforhandlinger, fordi Oberthur Technologies nu har styr på historikken, nævner Ann-Maria Levring Jessen.

Kan ikke gøres op i kroner og ører
I forbindelse med Oberthurs overtagelse af XPonCard er CapNordic Workflow blevet yderligere integreret. Nu arbejder de nordiske afdelinger på tværs af den internationale koncern, og det betyder blandt andet, at medarbejdere spredt over hele verden er med i faktureringssystemet. Eksempelvis kan en faktura der er sendt fra Sverige blive endelig godkendt af én medarbejder i Fjernøsten, én i Frankrig og én i Sverige.
CapNordic Workflow er i stigende grad blevet integreret i Oberthurs ERP-system, Axapta. Når en ny leverandør oprettes i Axapta, så bliver oplysningerne automatisk overført til Workflow. Det sparer tid og sikrer, at oplysninger i virksomhedens systemer er ens.
”Vi sparer rigtig meget tastearbejde og skulle der opstå en fejl et sted, så kan vi meget hurtigt rette den. Dertil kommer, at vi har minimeret det manuelle papirarbejde. Vi har ikke analyseret hvad vores konkrete besparelser har været, men jeg tror ikke, det kan gøres op i penge,” mener Ann-Maria Levring Jessen.

Om Oberthur Technologies
Med en omsætning på 733,4 millioner euro i 2007 er Oberthur Technologies en af verdens førende inden for sikre teknologier til identifikation og pengeoverførsel. De primære forretningsområder er:
Kortløsninger: En af verdens førende udbydere af sikkerhed og identifikation baseret på smart card-teknologi og tilhørende tjenester såsom personalisering, for den mobile, betaling, identitet, digitalt tv og transport markeder.
Printløsninger: Oberthur Technologies er verdens tredje største private udbyder af sikkerhedsprintløsninger. Virksomheden har specialiseret sig i høj sikkerhed inden for håndtering af pengesedler, pas og andre identitetspapirer i mere end halvtreds lande.
Værdibeskyttelse: Oberthur er verdens førende på det spirende marked for innovativt udstyr pengetransporter og ATM beskyttelse.

Virksomhedens nordiske afdelinger håndterer omkring 20.000 fakturaer på årsplan. Alle i CapNordic Workflow.
Se mere på: www.oberthurcs.com