Kommunikation med mennesker frem for apparater

Home / Microsoft - Momentum / Kommunikation med mennesker frem for apparater

Unified communication er en revolution i vores måde at arbejde på. Tilgængelighed og frihed for den enkelte skaber nye muligheder i hverdagen – og virksomhederne bør understøtte denne udvikling frem for at begrænse den. Det mener direktør Preben Mejer fra Innovation Lab i Århus, som forudser det endelige opgør med industrisamfundet, i takt med at kommunikation bliver allestedsnærværende.

Kommunikation alle steder. For nogle betyder det stress, for andre frihed. For Preben Mejer, der er direktør for forskningscenteret Innovation Lab i Århus, er de teknologiske muligheder begyndelsen på helt nye måder at arbejde og leve på.
Og det udfordrer både virksomheder og ansatte.
Preben Mejer definerer unified communication som sammensmeltningen af voice, data og video, der spiller sammen med allerede kendte applikationer som e-mail, kalender, instant messaging og andre IT-værktøjer. – Egentlig er der ikke meget nyt i det rent teknisk:
”Man kan sige, at vi nu høster frugten af de sidste 20 års IT-udvikling. Alt kører nu på de samme IP-baserede platforme, SIP-standarderne er på plads, og det betyder, at vi ikke skal have forskellige apparater til telefoni, billede og tekst. Det hele spiller sammen og kan benyttes alt efter, hvor man er, og hvad man har brug for. Samtidig er et væld af udstyr blevet i stand til at kunne afvikle de programmer, som tilsammen udgør unified communication. Derfor går udviklingen stærkt i øjeblikket, og man bør tage det seriøst, for det bliver stort,” siger Preben Mejer.

Kendte løsninger gør integration nem
En af fordelene ved unified communication er, at de enkelte redskaber allerede er kendte og allerede bliver brugt i vid udstrækning. Et eksempel er instant messaging, som rigtig mange allerede kender fra Microsoft Messenger.
Derfor er det nemt og intuitivt at komme i gang med unified communication, og i modsætning til mange andre IT-løsninger er der ikke brug for uddannelse af medarbejderne. De kender til fordelene og ved i forvejen, hvordan det skal bruges. I den forbindelse er det interessant at se på, hvor de forskellige elementer er kommet fra. De unge kom eksempelvis med instant messaging og SMS, og forskningsmiljøerne udviklede e-mail.
”Det giver os et fingerpeg om, at vi nok skal kigge efter, hvordan disse grupper bruger teknologierne, snarere end at se, hvad virksomhederne gør, hvis vi skal forstå, hvor vi er på vej hen – og hvordan vi bør håndtere teknologien,” mener Preben Mejer.

Overblik og reaktionsevne
Der er dog ingen tvivl om de umiddelbare fordele ved unified communication, mener Preben Mejer. En af de mest tydelige er, at det kan blive begyndelsen på enden for det traditionelle virksomhedsdomicil. Decentrale miljøer kommer til at spille tættere sammen, og det betyder for virksomheder, at de kommer til at bestå af medarbejdere, der ikke sidder i samme hus og måske arbejder på forskellige tidspunkter – når de har lyst, eller når der er behov. Det betyder fleksibilitet for både virksomheder og ansatte – hvis de er parate til at tage i mod udfordringen.
Et anden fordel er, at alle medarbejdere hurtigt kan få et overblik over, hvem der er til stede i organisationen. Alle vil have mulighed for et totalt overblik over medarbejdere, projekter og kalendere når som helst og hvor som helst. De oplysninger, der automatisk stilles til rådighed, vil desuden i langt højere grad end i dag blive tilpasset situationen; context aware information sørger for, at man ikke bliver spammet af en irrelevant informationsstrøm, men modtager netop de oplysninger, der betyder noget i den aktuelle sammenhæng.
Og endelig vil unified communications en hurtigere reaktionstid – i takt med det bredere overblik og den bedre udnyttelse af tiden opstår der en hurtigere reaktionsevne. Det betyder, at fremtidens virksomheder kommer til at agere i ”real time”. Når en kunde eller kollega henvender sig, så bliver der responderet med det samme; ventetid vil ikke blive accepteret. Det skaber både en øget produktivitet samt en parathed til at agere på nye inputs frem for business-as-usual.

Ny teknologi kræver nye arbejdsformer
Men der kan selvfølgelig også være problemer forbundet med de nye muligheder. Er virksomhederne og de enkelte medarbejdere ikke parate til de nye måder at arbejde på, kan teknologien være en belastning i stedet for en ressource, mener Preben Mejer. De teknologiske muligheder i unified communication passer dårligt ind i et traditionelt industrisamfunds måde at strukturere arbejde og organisationer på. Når der ikke længere er faste rammer for, hvornår man kan blive kontaktet, så bliver det pludselig op til den enkelte at sætte grænser – og det er der eksempler på, at nogle ikke er i stand til.
”I unified communication er det ikke kun teknologierne, der smelter sammen. Der sker også det, at arbejdsliv og fritidsliv smelter sammen. Det er ikke længere to adskilte universer, fordi vi er tilgængelige hele tiden. Venner bliver til kolleger, og flere og flere arbejder, når de har lyst, eller når der er behov, snarere end når et skema dikterer det. Vi kommunikerer privat på arbejdet og arbejder hjemme, vores netværk kan ikke adskilles. Problemerne opstår, hvis virksomheden ikke tillader dette, eller medarbejderen ikke tillader sit privatliv at have plads.

Opstiller begrænsninger
Preben Mejer ser det som en overgang, som medarbejdere og virksomheder skal igennem.
”Man burde måske arbejde mere med de menneskelige sider af teknologiernes måde at forandre vores hverdag på, men så vidt jeg ved, gør man ikke dét nogen steder,” siger han. Omvendt ser han, at nogle virksomheder sætter grænser for, hvordan medarbejderne kan benytte unified communication:
”De virksomheder, som sætter restriktioner på deres medarbejderes muligheder for at kommunikere, har ikke forstået, hvad de har med at gøre. De er måske bange for at miste kontrol, men de kæmper mod en sund udvikling, de alligevel ikke kan standse. Hvis vi skal arbejde effektivt som individer, så er vi nødt til at være frie og ikke mindst frie i vores kommunikation. Det her handler jo ikke om at få folk til at arbejde mere, men om at gøre hverdagens gøremål mere flydende. Tænk på, hvor besværligt det ville være, hvis vi ikke havde opfundet mobiltelefonen.”

Fakta:
Om Innovation Lab
Innovation Lab forsker i nye teknologiske trends og tendenser. Forskningscenteret giver sine medlemmer overblik over ny og kommende teknologi og producerer idéer til, hvordan teknologien kan udnyttes. Gennem sit netværk af kontakter til udviklingslaboratorier verden over har Innovation Lab et indgående kendskab til, hvad der findes af teknologi på prototype-niveau. Via forskning i den nutidige prototype-teknologi skaber Innovation Lab indsigt i fremtidens hverdags-teknologi. Gennem håndgribelige fremtidsscenarier sættes de teknologiske perspektiver ind i en meningsfuld og relevant sammenhæng. Innovation Lab formidler sin viden om nye teknologier og trends gennem foredrag, udstillinger, klummer, kronikker mv. Forskningscenterets medarbejdere deltager også i projektsamarbejder, hvor de bidrager med idéer til konkret anvendelse af ny teknologi.

Fakta:
Om Preben Mejer
Preben Mejer er direktør og grundlægger af Innovation Lab i forskningsmiljøet i Århus. Han både forudså og bidrog til, at pc’en blev hvermandseje i Danmark. I 1980’erne stiftede han virksomheden DanaData, som var Danmarks første leverandør af IBM-kompatible pc’er. Senere startede han TDC Internet og har i en årrække arbejdet som udviklingsdirektør i TDC. Preben Mejer er kåret som en af Danmarks ti mest indflydelsesrige IT-personer (2001), som den mest nyskabende, danske IT-personlighed (2002), som Årets IT-profil (2004) og har bl.a. modtaget Dansk Ingeniørforenings IT-pris (2003). Han deltager i en række paneler og teknologiske tænketanke og er partner i venturefirmaet Northcap Partners samt blandt andet medlem af bestyrelsen i det danske softwarehus Systematic og Gyldendal.

Fakta:
Brugerne foretrækker tekst
I øjeblikket er der en tendens til at unified communication mere og mere drejer sig om tekst. Det kan være som mail, instant messaging eller korte Sms’er. Kommunikation er nemlig let at have med at gøre, mens man foretager sig andre ting og samtidig er tekstbeskeder ikke afhængige af at begge parter er til stede samtidig, som eksempelvis voice eller video. Preben Mejer mener dog, at videokommunikation har en stor fremtid, når kæmpestore skærme bliver standardudstyr på arbejdspladserne.

Fakta
Fremtiden for unified communication
Når Innovation Lab kigger i krystalkuglen og skal give et bud på hvordan unified communication vil udvikle sig i den nærmeste fremtid, så nævnes continuous computing. Begrebet dækker over det, at en flydende strøm af information altid vil være til stede, uanset hvor vi er, og hvad vi laver. Innovation Lab, mener at continuous computing først for alvor giver mening og blive en fordel, når systemerne bliver ”context aware”. – Det vil sige når systemerne selv kan reagere intelligent i forhold den situation, de befinder sig i.
”Hvis jeg eksempelvis er til salgsmøde, så vil jeg kun blive mødt af information, der knytter sig den aktivitet,” siger Preben Mejer.
Samtidig vil data også blive klogere via metadata og taggede data – små koder, der ligger som et overliggende lag på anden information, og dermed sætter data ind i en sammenhæng. Et klokkeslæt kan kombineres med en flyafgang, der igen hænger sammen med et møde på en booket restaurant. Forsinkelse på flyet vil automatisk kunne medføre en ombooking af restaurantaftalen.