Leadership frem for administration

Home / Artikler / Leadership frem for administration

I Danmark er flere mennesker på sygedagpenge end på kontanthjælp. Det gør sygedagpengeudgifterne og administrationen af ordningerne til en af de største kommunale udgifter. Samtidig er området udsat for stærk regulering, politisk bevågenhed og administrative udfordringer i forbindelse med kommunalreformen. – Det kræver en beslutsom ledelse i kommunerne.

I 2005 blev der vedtaget en stramning på sygedagpengeområdet, der betyder, at alle sager nu skal følges op med faste intervaller. Sker det ikke risikerer kommunerne at miste refusionsretten på sygedagpengeudgifterne over for staten.  Det stiller nye krav til kommunernes effektivitet på området og fordrer præcision i sagsbehandlingen. Mai Hein, der er socialrådgiver og chefkonsulent hos Ernst & Young, siger:
”I mange kommuner fungerer det ikke ret godt. De kan se, hvis de fortsætter som hidtil, så kuldsejler økonomien, og medarbejderne kan ikke klare arbejdspresset. Samtidig er det sådan at travlheden i sig selv er en barriere for at ændre på arbejdsgangene og for at sikre hurtig og kontinuerlig indsats i enkeltsagerne” forklarer Mai Hein.
Derfor skal løsningen på udfordringerne først og fremmest findes på det ledelsesmæssige niveau og dernæst i de praktiske implementeringer af nye arbejdsgange, hvor medarbejderne inddrages i afdækningen af relevante løsningsforslag: Leadership frem for administration, lyder det fra Mai Hein. I de nye afdelinger er antallet af medarbejdere så stort at man ikke længere kan udøve ledelse ud fra kriteriet om den som er bedst i praksis. De ledere som arbejder på denne måde, risikerer at drukne i administration af enkeltsager. Herved bliver der ikke mulighed for at udøve decideret ledelse eller at anlægge en mere fremadrettet læringsbaseret tilgang til opgaveløsningen i afdelingen.
Et af de løsningsforslag, som Mai Hein har været med til at implementere flere steder, er målrettet opdeling af arbejdsopgaverne. I stedet for at alle medarbejdere skal kunne det hele, er det i mange tilfælde en god idé, at iværksætte mere specialiserede projektaktiviteter. Det betyder, at medarbejderne i de enkelte aktiviteter bliver mere fokuserede, og dermed bedre rustede til netop den type opgaver, de skal løse. – Men igen, det væsentligste er at finde løsninger, der passer til netop de individuelle behov og udfordringer, der kendetegner de enkelte kommuner.

Perspektiv har spurgt i tre forskellige kommuner, hvordan de har håndteret det øgede pres på sygedagpengeområdet.

Jobcenterchef Lone Becker, Brønderslev Kommune:
”Vi har været i den heldige situation at have nogle garvede medarbejdere, som har været her længe og som har været godt inde i området. Derfor har vi ikke haft de rekrutteringsmæssige problemer, som vi hører om, at de har andre steder. I forbindelse med de skærpede krav til refusion, var det for os ikke et spørgsmål om, hvorvidt vi kunne leve op til dem. Det var en nødvendighed for os,” siger Lone Becker.
Helt basalt handlede det om, at man satte sig ned og beskrev, hvordan tingene skulle gøres.  –Og at man havde modet til at træffe nogle væsentlige beslutninger:
”Jeg tror, at den ledelsesmæssig del af beskæftigelsesområdet har været underprioriteret, og det kan give problemer når organisationen bliver ændret af påvirkninger udefra. Vi har ikke været vant til at arbejde med så klare fælles mål, men snarere i en organisation hvor hver enkelt medarbejder alene har siddet med ansvar for sin del af sagsbehandlingen. Det ændrede fokus stiller derfor både krav til ledelse og samarbejde, og det er vi faktisk lykkedes med på mange områder i Jobcenteret i Brønderslev Kommune, mens andre fortsat er udvikling,” siger Lone Becker.

Kontorchef Pi a Damtoft fra Jobcenter Esbjerg siger:
”Vi havde ikke problemer med at implementere de nye regler for refusioner i de tre tidligere kommuner, der nu er sammenlagt til Esbjerg Kommune. Der hvor vores udfordring lå, var i sammenlægningen og it-problemer, der opstod i den forbindelse.”
Pia Damtoft oplevede derimod, at de nye regler kunne bruges til at udvikle arbejdet med indsatsen.
”I lyset af det stigende antal sygemeldte med stress og depression valgte vi at iværksætte en særlig indsats for denne gruppe. På den måde blev kategoriseringen en god ledetråd i arbejdet. Det satte nogle rammer, og vi kunne målrette indsatsen for de grupper, der havde behov for en særlig indsats og blev således et effektivit redskab til at lægge indsatsen, hvor der var behov for det.”
Hun peger også på nogle af de synlige resultater:
”Det kan være svært at måle vores resultater, men det er tydeligt, at jo tidligere vi sætter ind med støtte, omsorg og aktivitet, jo kortere tid er borgerne på sygedagpenge. Derfor er det en fordel, at have så kort tid som muligt mellem møderne – og naturligvis sikre at møderne er af høj kvalitet.”
I nogle tilfælde bliver de strikse krav til mødeaktivitet dog til en byrde:
”Der, hvor de nye regler skaber problemer, at når vi skal afholde opfølgningsmøder på bestemte datoer. I nogle tilfælde gør vi det udelukkende for at leve op til lovens krav. Det sker eksempelvis hvis en borger, alligevel skal til møde ugen efter et lovbestemt møde, eksempelvis på grund af svaret på en lægeundersøgelse. Det ville være rart med mere frihed til at tackle fristerne i den slags situationer,” mener hun.

Arbejdsmarkedschef Flemming Hansen i Rebild Kommune siger:
”Vi begyndte i daværende Støvring Kommune allerede i 2003 med at effektivisere i samarbejde med Ernst & Young. Det betød, at vi var et hestehoved foran andre kommuner, da kommunesammenlægninger kom. Vi ligger nu med den bedste placering af de kommuner vi sammenligner os med på sygedagpengeområdet. Eksempelvis har vi den laveste udgift til sygedagpenge per borger i kommunen.”
Et af de væsentligste tiltag i Rebild har været at implementere en helt fast skabelon, for hvordan sagsbehandlingen skal foregå og hvor beslutningerne træffes. Det har betydet, at medarbejderne kender deres ansvarsområder, og skulle der opstå tvivl, er der hjælp at hente i et administrationsgrundlag, som altid kan guide videre.
”Noget af det vigtigste for os er, at vi har nogle helt faste rammer og en hensigtsmæssig opdeling af kompetencerne.  Det aflaster og giver os mulighed for at fokusere på kvalitet,” fortæller Flemming Hansen

Boks:
1,2 mia. kr. at spare på effektiv sagsbehandling.
Det offentlige kunne spare ikke mindre end 1,2 milliarder kroner om året på sygedagpenge, hvis kommunerne var bedre til at lære af de mest effektive for at for at forhindre, at borgerne er for længe på sygedagpenge. Det viser en undersøgelse, der blev offentliggjort i begyndelsen af 2008 af Arbejdsmarkedsstyrelsen. Det har sat yderligere politisk pres på kommunerne, særligt efter, at beskæftigelsesminister Claus Hjort Frederiksen (V) i medierne har krævet handling hos de sløveste kommuner. Landets 90 kommuner er i undersøgelsen inddelt i 11 grupper, hvori kommunerne er sammenlignelige. Hvis alle landets kommuner var lige så effektive som den mest effektive i netop deres gruppe, ville det give en besparelse på 1,2 milliarder kroner.
Eksempelvis er København, Aalborg, Odense, Århus, Brøndby og Ishøj i samme gruppe. I den gruppe er Ishøj mest effektiv, og hvis de andre kommuner i gruppen var lige så effektiv til at bringe sygefraværet – og dermed udgifterne til sygedagpenge – ned som Ishøj, så kunne alene Københavns Kommune spare 205 millioner kroner årligt. I Århus Kommune kunne der hentes 83 millioner kroner.
Kilde: Arbejdsmarkedsstyrelsen – på baggrund af en analyse fra SFI og AKF.