Lean-baseret opfølgning på sygefravær

Home / Artikler / Lean-baseret opfølgning på sygefravær

Sidste år kontaktede Anne Søgaard, der er jobcenterchef i Lyngby-Taarbæk Kommune, Ernst & Young for at få hjælp til at udvikle en lean-baseret model for styring af sygedagpengeområdet. Bag denne handling lå en politisk beslutning, og en formodning om, at der ville være økonomiske fordele, samt at arbejdsgangene kunne forbedres til fordel for borgere og medarbejdere.

Sygedagpengeområdet har de seneste år udviklet sig til en af de største udfordringer på beskæftigelsesområdet. Der er både i Lyngby-Taarbæk og på landsplan flere syge borgere end ledige. En optimering af driften og organiseringen af opfølgningen på sygedagfravær vil for de fleste kommuner give mulighed for at spare betydelige ressourcer på et område, som udgør en af de største kommunale udgifter på området. Sygedagpengeområdet været præget af en stigende regulering fra statslig side med en række nye proces- og dokumentationskrav. Ved at indføre mere strømlinede arbejdsgange, som er tilrettelagt indenfor rammerne af de gældende krav og med anvendelse af de lovpligtige redskaber, vil der kunne effektiviseres betydeligt. Det var udgangspunktet, da Jobcenteret i Lyngby-Taarbæk Kommune sidste år iværksatte en lean-baseret sagsstyring og opfølgning på sygedagpengeområdet.


Fokus på borgere og det faglige

”De nye proceskrav til opfølgningen, har haft en tendens til at forskyde fokus fra den aktive, arbejdsmarkedsrettede tilgang i kontakten med borgeren til fordel for fokus på eksempelvis at opfylde samtalerettidighed. Det kan gå ud over den faglige udvikling og dermed også arbejdsglæden, og vi risikerer at blive en samtalefabrik, der primært har fokus på at leve op til de administrative krav. Ved at strømline vores processer kan vi give plads til at flytte fokus tilbage på den socialfaglige kerneydelse: At få sygemeldte tilbage på arbejdsmarkedet.
Vi tror på at lean-baserede arbejdsgange skaber plads til et højt fagligt niveau, som kan fastholde Jobcenter Lyngby-Taarbæk som en attraktiv arbejdsplads. Samtidigt forventer vi, at der kan spares penge på sygedagepengeområdet, som er en af de tunge kommunaløkonomiske poster,” siger Anne Søgaard.
Med politisk opbakning til processen valgte Lyngby-Taarbæk Kommune at alliere sig med eksterne konsulenter for at sætte skub i udviklingen.

Konkrete løsninger
”Vi havde drøftelser med flere aktører på rådgivningsmarkedet, inden vi valgte Ernst & Young. Det som vi kunne lide ved Ernst & Young var i høj grad kombinationen af deres erfaring fra lignende opgaver og deres evne til at udvikle helt konkrete løsninger, vi ville kunne bruge med det samme. Vi var også glade for at flere af konsulenterne fra Ernst & Youngs selv har en socialfaglig baggrund og dermed en forståelse for medarbejdernes hverdag,” siger Anne Søgaard.
Første del af arbejdet gik ud på at analysere jobcenterets sagsgang og identificere de væsentligste problemstillinger. Det stod klart, at en ensartet sagsgang og tidligere aktiv indsats over for sygemeldte, skulle have førsteprioritet. Det blev også klart for jobcenteret, at en mere kontant og direkte kontakt til og med borgerne såvel som arbejdsgivere kunne være med til at strømline processerne.

Borgerne som medspillere

”Vi har været meget pæne og måske ikke stillet nok krav og forventninger til borgernes aktive medvirken. Det har vi lavet om på, og det er faktisk også i overensstemmelse med vores beskæftigelsespolitiske målsætning om, at borgerne i højere grad skal være medspillere og tage medansvar,” fortæller Anne Søgaard.
Det betyder blandt andet, at lige så snart der foreligger en sygemelding i jobcentret, så bliver vedkommende indkaldt til informationsmøde og en individuel samtale og tidligt i forløbet sætter vi ind med aktive tilbud. Det har den effekt, at en del af de sygemeldte melder sig raske med det samme. Andre kommer hurtigere over i kategorien af delvist raskmeldte eller kan begynde i et forløb af den ene eller anden slags.
Lyngby-Taarbæk Kommune har endnu ikke målt effekten af de nye arbejdsgange, fordi de først for nyligt er blevet implementeret. Anne Søgaard er dog ikke i tvivl om, at den hurtige indsats på sigt vil betyde en økonomisk gevinst ved at nedbringe varigheden af sygefraværet.

Virkelighedsnær proces
”Vi er meget glade for det færdige produkt. Vi benytter nu redskabet EasYwork fra Ernst & Young, og det er blevet specialtilpasset til vores behov,” siger Anne Søgaard.
Udviklingen af EasYwork til jobcenteret i Lyngby-Taarbæk Kommune skete under et todages seminar, hvor alle medarbejdere deltog i at fastlægge de mest optimale arbejdsgange. Undervejs blev en prototype af EasYwork tilpasset de ønsker og behov som deltagerne havde. På den måde blev seminaret en meget konkret og virkelighedsnær proces, og medarbejderne fik en fornemmelse af, at deres ønsker og aftaler udmøntede sig i noget konkret.
Udover introduktionen af EasYwork, som dagligt administrativt redskab, har jobcenteret – med støtte fra LBR – efterfølgende aftalt et kompetenceudviklingsforløb med Ernst & Young – blandt andet omkring motivationsarbejde, rundbordssamtaler, parallelindsats – og for at få klare retningslinjer for, hvordan notatpligt og journalisering skal foregå. Der har tidligere været store forskelle på, hvor, hvordan og hvor meget medarbejdere har journaliseret, hvilket kan bunde i en tvivl om, hvad kravene egentlig er. Målet er, at skabe klarhed over, hvad der skal skrives hvor og hvor meget.

Holdningsskift i organisationen
”En af vores udfordringer er også, at vi skal væk fra den holdning, at det er den enkelte medarbejders sag. Det er først og fremmest borgerens sag, og opfølgningen være tilrettelagt ensartet – uanset hvem, der tilfældigvis behandler sagen her i jobcenteret,” lyder det fra Anne Søgaard.
For at sikre ensartetheden i opfølgningen bliver tilfældige sager løbende taget frem. Det undersøges, om de lever op til jobcenterets best practices, og hvis der er uoverensstemmelser, så drøftes problemstillingerne med medarbejderne de to teams, som vi har etableret i forbindelse med LEAN-forløbet. Formålet er at drøfte dilemmaer og skabe en fælles læring, så vi kan blive mere klare på, hvordan tilsvarende situationer skal håndteres i fremtiden. Det kalder Anne Søgaard for et handlingsorienteret ledelsestilsyn og det skal på sigt sikre ensartet sagsbehandling og konsensus om best practices i jobcenterets teams. Sidegevinsten er, at erfarne medarbejdere løbende får udfordret deres faglige tilgang, og at det samtidig bliver lettere at oplære nye medarbejdere.