Motorvejsprojekt i Esbjerg sikrer hurtig sagsbehandling


Kommunalreformen sigter på at gøre hverdagen nemmere for den enkelte borger. Målsætningen er således, at borgerne blot skal kunne henvende sig ét sted i forbindelse med ledighed, understøttelse og dagpenge – uanset hvilken status man som arbejdstager har haft på arbejdsmarkedet. I Jobcenter Esbjerg har man siden starten af Jobcentrets etablering sat fokus på at holde alle ledige og sygemeldte aktivt i gang. Jobcenter Esbjerg igangsætter i maj 2008 Projekt Motorvejsforløb, som skal strømline arbejdsgangene på beskæftigelsesområdet.

Centralt i kommunalreformen står udfordringen med at etablere fælles centre for beskæftigelsesindsats. Disse opgaver har hidtil været løst i to forskellige regi; i kommunerne og hos de statslige arbejdsformidlinger. Jobcenter Esbjerg er udpeget som et af de 14 pilotjobcentre til at varetage den samlede indsats for både forsikrede og ikke-forsikrede ledige i en forsøgsperiode. Jobcenter Esbjerg har i samarbejde med Ernst & Young udviklet ’Projekt Motorvejsforløb’. Projektet lægger grunden for en målrettet, smidig og hurtig sagsbehandling, der sikrer, at der hele tiden er styr på hvilke trin, der er relevante i en given sag, og hvordan der samarbejdes om sagerne. Projektet skal understøtte en række mere overordnede målsætninger, men først og fremmest gælder det om at aktivere kommunens passive ledige, samt at holde de sygemeldte aktivt i gang, så de hurtigst muligt kommer tilbage på arbejde:
”I Esbjerg Kommune har vi en høj andel af passive kontanthjælpsmodtagere. Det er sådan, at så længe ledige er passive, får vi kun den lave refusion på 35 procent fra staten, men kommer de i aktivering stiger refusionen til 65 procent. Derfor er et af vores vigtigste mål, at få de ledige i aktivering så hurtigt som muligt,” siger Cand.Tech.Soc Lise Willer, der er jobcenterchef i Esbjerg.

Omlægning af interne arbejdsgange
En af de væsentlige udfordringer har været at omlægge og strømline de interne arbejdsgange, så Jobcentret ikke selv skaber ”flaskehalse” internt.  I det nye ”Motorvejsprojekt” lægges alle aktiviteter omkring de ledige ind i faste forløb, faste tidsintervaller, og der føres fastlagte ledelses – og handlingstilsyn på aktiviteter og sager.
”Vi har haft en meget stor personaleudskiftning i Jobcentret, hvilket har medført at for mange sager bare har ligget stille i for lang tid. Når nye medarbejdere er kommet til, har de ofte skulle starte forfra i sagerne, hvilket ikke har været hensigtsmæssigt for hverken borgeren eller Jobcentret. Med Motorvejsprojektet og de nye arbejdsgange fastlægger vi nu hvad der skal ske i en sag, når en ny ledig melder sig i Jobcentret og hvem der tager action på sagen. Vi holder med andre ord den ledige i gang, mens sagsbehandleren sætter sig ind i sagen”.

Politisk fokus på beskæftigelsesindsatsen
”Vores mål er umiddelbart at komme op på en aktiveringsgrad på 55 procent, hvad angår antallet af aktiverede arbejdsløse. Men vi har også en række andre mål, som indgår i en større kommunal sammenhæng. En af vores opgaver er eksempelvis at bistå med at skaffe arbejdskraft til områdets virksomheder. Der er i øjeblikket mangel på arbejdskraft, og vi har cirka 2.400 kontanthjælpsmodtagere, og ca. 1000 forsikrede ledige i Esbjerg Kommune, så det er en klar udfordring at få så mange som muligt af dem ud i jobs. Dertil kommer naturligvis, at det er en stor samfundsmæssig udgift at have så mange ledige. Ser vi på den enkelte ledige borger, så er der også en række fordele ved at vedkommende får et arbejde, et arbejde er jo med til at afhjælpe, hvad der ellers måtte være af sociale problemer,” siger Lise Willer.  Hun oplever, at der i øjeblikket er et politisk fokus på beskæftigelsessituationen og at der er en øget forståelse for koblingen mellem erhvervs- og beskæftigelsespolitik og aktiveringsindsats.

”Vi ser eksempelvis, at det på byrådsniveau diskuteres, hvordan vi i kommunen kan nå lokale vækstmål blandt andet ved at sikre, at der er arbejdskraft til rådighed. Det er en af positive ting, der er sket efter kommunalreformen på området, at vi har en størrelse og indflydelse, der gør at Jobcenteret bliver en vigtig brik i det kommunale spil. Vi kan se, at når vi spiller ud med nye forslag, så bliver der lyttet til os,” siger Lise Willer.
Men samtidig med omverdenen lytter til Jobcenteret stilles der også store krav:

”Jobcenter Esbjerg bliver mere end nogensinde før målt og vejet på resultater og sammenlignet med jobcentre andre steder i landet. Det er en udfordring i en tid med stor personaleudskiftning, ny lovgivning og nye sagsgange. Derfor er vi nødt til at effektivisere,” mener Lise Willer.

Nye værktøjer effektiviserer
’Projekt Motorvejsforløb’ beskriver i detaljer hvordan en borgers vej gennem systemet skal forløbe. Uanset hvilken type ledig vedkommende er, vil der være en grundigt beskrevet vej, som passer til situationen.  Projektet er blevet til i samarbejde med Ernst & Youngs Public Sector, som har bidraget med sparring, rådgivning, procesoptimering og en række nye værktøjer, som effektiviserer sagsgangen i Esbjerg Jobcenter.

”Ernst & Young har hjulpet os til at blive skarpe og målbevidste. Vi lægger nu vores sagsbehandling i nogle meget faste rammer, og hele vores sagsstyring er blevet meget strammere. Derudover har vi gjort brug af Ernst & Youngs viden om, hvordan man kan benytte investeringstankegangen på beskæftigelsesområdet. Alt i alt har vi haft et godt samarbejde med en fin ping-pong af ideer,” fortæller Lise Willer.

Jobcenter Esbjerg er desuden ved at implementere Ernst & Youngs værktøj til dokumentation af processer og arbejdsgange EasYwork i det daglige arbejde. EasYwork er et værktøj, der giver overblik over sagsgange og snitflader. Værktøjet guider sagsbehandleren videre i alle tænkelige situationer, blandt andet ved klare beskrivelser af den enkelte arbejdsgang samt sagsbehandlerens roller og ansvar forbundet hermed. Det sikrer, at al viden, der skal til for at få en sag videre i systemet, er til rådighed. Det er med til at nedbringe sagsbunkerne, der traditionelt har været en byrde på beskæftigelsesområdet.
Ernst & Young har også været med til at sikre at snitfladerne, eller overgangene, mellem de forskellige trin i en sagsbehandling foregår let og gnidningsfrit. I overgangene er der ofte også et skift af sagsbehandlere, og det stiller krav til kommunikation og præcision i beskrivelserne af, hvem der gør hvad.

”Snitflader mellem de forskellige trin på motorvejen, og snitfladerne omkring overlevering fra en medarbejder til en anden skal være knivskarpe, så arbejdsgangene er klare for alle. Gode sagsoverleveringer og korrekte registreringer er vigtige instrumenter i, at sagerne kommer til at køre godt på tværs af afdelinger og på tværs af trin på motorvejene,” siger Lise Willer.

Boks
Projekt Motorvejsforløb
Navnet ’Projekt Motorvejsforløb’ lægger op til hurtig afklaring og hurtige sagsforløb.
”Når vi kalder det et ’motorvejsprojekt’, så illustrerer det, at man når målet hurtigere, hastigheden er lagt fast på forhånd. Det illustrerer også at der med god skiltning vises hvor der skal drejes af. Motorvejen er et godt billede, på den vej borgerne skal have gennem Jobcenterets system,” fortæller Lise Willer.
Rent praktisk er Motorvejsprojektet opdelt i otte overordnede motorveje: En for unge, en for sygedagpengemodtagere, en for de kontanthjælpsmodtagere, der sygemelder sig etc. Hver motorvej består derefter af en række trin som præcist beskriver hvad der sker fra borgeren første gang møder op i visitationen. Med Motorvejsprojektet vil borgene opleve en række ændringer. Blandt andet vil der aldrig være ledige perioder mellem de forskellige trin, man holdes hele tiden i gang. Det betyder, at jobcenterets medarbejdere får et nærmere forhold til den ledige og dermed kan indsatsen målrettes bedre til vedkommendes aktuelle situation.

BOKS
Mål for Motorvejsforløbet hos Esbjerg Jobcenter
Projekt Motorvejsforløb er iværksat for at opfylde en række interne mål i Jobcenter Esbjerg:

•    At opnå bedre resultater på produktionen
•    At fremtidssikre Jobcentrets organisering og produktion, så centeret ikke er så sårbart overfor øgede opgaver, hvis konjunkturerne vender, og der igen bliver flere ledige
•    At kunne håndtere en fortsat relativ stor personaleudskiftning, uden at det påvirker sagernes aktivitetsniveau
•    Opnå størst mulig sikring af sagernes aktivitetsniveau i lyset af de nye og strammere regler om refusioner
•    Opnå øget kvalitet i arbejdet for både borgere og medarbejdere