Smarte byggeklodser giver bedre medlemsbetjening

Home / Artikler / Smarte byggeklodser giver bedre medlemsbetjening

Ingeniørforeningen, IDA står midt i en omfattende udbygning af foreningens it-platform. For at fremtidssikre medlemsservicen har foreningen med Microsoft-produkter indført en selvbetjeningsportal og et nyt medlemssystem, der skal strømline al medlemshåndtering. SharePoint er den samlende indgang for medlemmerne, som også fremover skal bruges til yderligere effektiviseringer.

Ingeniørforeningen, der organiserer flere end 67.000 danske ingeniører og andre med en teknisk/naturvidenskabelig uddannelse, har sat medlemskontingentet ned med 1.000 kr. i løbet af de seneste par år, og organisationen satser stærkt på at skaffe nye medlemmer de kommende år. De mistede indtægter skal hentes hjem gennem en kraftig udbygning af de it-services, som også skal sætte Ingeniørforeningen i stand til at servicere den voksende medlemsskare endnu bedre.
Første etape af foreningens effektiviseringsprojekt, der bygger på Microsoft Office SharePoint Server, er netop færdigt. It-chef i Ingeniørforeningen, Lars Aagaard, har været projektchef for projektet, som er blevet gennemført konsekvent i overensstemmelse med organisationens strategiske mål.


Photo credit: alexfoley from morguefile.com

Integration af systemer understøtter strategiske mål

IDA mål er at skaffe 20.000 flere medlemmer, skabe bedre vilkår og øge medlemmernes værdi af medlemskabet. Lars Aagaard siger:
”Vi ser ikke it som andet end en understøttelse af vores forretningsprocesser, og fordi vi er i gang med et stort Business Excellence-projekt, har vi godt overblik over alle vores forretningsprocesser. Det betyder, at vi i organisationen er i stand til at stille meget præcise krav til vores it-systemer, så der kan udvikles it-services der, hvor det gør mest gavn.”
Disse krav er imødekommet af en sammensat Microsoft-løsning med SharePoint 2007 og CRM 4.0 som omdrejningspunktet for den fremtidige medlemsbetjening. SharePoint er foreningens digitale ansigt udad til og trækker på de bagvedliggende systemer. Det skaber både effektiviseringer her og nu, men takket være den åbne struktur vil systemerne også være gearet til fremtidens udfordringer, mener Lars Aagaard.

Effektivt sammenspil mellem applikationer

Valget af en Microsoft-løsning blev truffet allerede tilbage i 2001. Dengang var det et vanskeligt valg, mener Lars Aagaard, men skulle beslutningen træffes i dag, ville han ikke være i tvivl:
”Forskellen på dengang og nu er, at Microsoft har satset så kraftigt på SOA (service orienteret arkitektur) og integration. Vores moduler spiller nu sammen på mange måder, og der er et stort potentiale, som vi endnu ikke har udnyttet. Den stærke integration mellem Office, CRM, SharePoint og BI, gør, at man kan vise informationerne, der hvor der er brug for dem, på tværs af de forskellige systemer.  Det kan foregå meget smidigt, og uden at brugeren behøver at tænke over hvor data kommer fra,” fortæller Lars Aagaard.

Viden der styrker

”Viden der styrker” er IDAs varemærke og er vigtigt sigtepunkt for al it-udvikling i IDA.
Et af del-projekterne har været at flytte dele af medlemshåndteringen fra et ældre Axapta-system over til Microsoft CRM. Fordelen er, at oplysninger om medlemmer med ét bliver parate til brug på web, Outlook, i Business Intelligence etc. Udviklingen af en Microsoft Datawarehouse Server er en central komponent i understøttelsen af ”Viden der styrker” og spiller sammen med de øvrige applikationer, lyder der fra Lars Aagaard.
”Vi har et konstant overblik over vores performance og vores medlemmer, og samtidig får vi mulighed for at trække ny viden ud vores databaser. Eksempelvis kan vi med informationerne fra vores datawarehouse med business intelligence se hvilke af vores medlemmer, der har størst sandsynlighed for at forlade os. Den slags oplysninger kan være meget nyttige i forbindelse med særlige medlemstilbud, og vi vil også være i stand til præcist at se effekten af vores forskellige tiltag,” siger Lars Aagaard.
Han mener, at Ingeniørforeningen med de nye og kommende implementeringer er kommet meget langt i forhold til tilsvarende organisationer. Det skyldes i høj den systematiske brug af Exellencemodellen i Ingeniørforeningen og den fortsatte udvikling af foreningens processer med udgangspunkt i mål og strategi. Dét kombineret med en maksimal udnyttelse af standard Microsoft komponenter, udgør et stærkt udgangspunkt for den fremtidige udvikling, mener Lars Aagaard.

Boks:

Nye muligheder for medlemmerne i IDA

Ingeniørforeningens nye systemarkitektur er bygget til at vokse i. Smidig udveksling af data på tværs af applikationer giver i første omgang en række interne fordele i forbindelse med medlemshåndtering, men fremover vil medlemmerne i høj grad kunne betjene sig selv på www.ida.dk. Ingeniørforeningen ser deres åbne it-systemer, som en åbning mod fremtiden snarere end et sæt færdige applikationer. Af konkrete fokusområder kan nævnes bedre understøttelse organisationens mange møder, faglige netværk og vidensdeling på Internettet herunder blogs, wikis, debat og meget andet.

Boks:
Ingeniørforeningens løsning:
Microsoft SharePoint 2007
Microsoft SQL 2005
Business Intelligence Server
Performance Point Server
Microsoft Dynamics CRM
Microsoft Dynamics Axapta
Microsoft Exchange
Microsoft Office
Netcompanys GetOrganized for SharePoint
Etc.

Netcompany – IT and business consulting har været IDAs primære partner på projektet og vil være det i den fremtidige udvikling.

BOKS:

Om Ingeniørforeningen, IDA

Ingeniørforeningen, IDA, er en moderne interesseorganisation og fagforening for ingeniører og andre, tekniske og naturvidenskabelige akademikere. IDA har flere end 67.000 medlemmer og er dermed Danmarks største akademiske fagforening.
IDA rådgiver og forhandler for sine medlemmer, og varetager medlemmernes interesser både på arbejdspladserne og ift. den offentlige debat og meningsdannelse.
Derudover har IDA omfattende møde- og netværksaktivitet til at understøtte medlemmernes faglige udvikling.
IDA er en del af ”Ingeniørfamilien” der blandt andet omfatter IDA-forsikring, fagbladet Ingeniøren. 2 pensionskasser og en a-kasse.