Tid til borgerne frem for papirerne

Home / Artikler / Tid til borgerne frem for papirerne

Når Ernst & Young rådgiver kommunerne på børne- og ungeområdet er det med borgerne i fokus. Området er som andre kommunale opgaver stillet over store udfordringer i kraft af kommunesammenlægninger og øgede dokumentationskrav.

Orden i kommunernes administration af børne- og ungesager er borgernes retssikkerhed. Samtidig er dokumentation medarbejdernes sikkerhed for, at der ikke kan stilles spørgsmålstegn ved sagsgangen i følsomme sager. Hvis der ikke er klare arbejdsgange for, hvordan dokumentation og administration af sager skal foregå, er der overhængende risiko for at kommunens medarbejdere bruger alt for meget tid ved papirerne for at være på den sikre side.
Netop i disse år er børne- og ungeområdet udsat for skærpet regulering. Krav om effektivitet og sammenlægning af kommuner har ikke gjort hverdagen enklere. Risikoen er, at endnu mere tid går med administration til ulempe for medarbejderne, kommunens økonomi og ikke mindst borgerne.
”Helt overordnet kan man sige, at administration, såsom handleplaner og undersøgelser, ikke skal være mere omfattende end formålet tilsigter. Men ofte er der tvivl om, hvornår man har dokumenteret en sag på en fyldestgørende måde,” siger Lars Knudsen, der er manager og socialfaglig konsulent hos Ernst & Young.

Kommuner mangler viden om uddelelegering
”En af de ting, som kommunerne traditionelt ikke har så meget erfaring med, er uddelegering af arbejdsopgaver, og det er nødvendigt i øjeblikket mange steder. Vi har en række fremgangsmåder, som vi har sikkerhed for, virker i andre kommuner. De erfaringer bringer vi videre til kommuner, som enten er gået i stå eller ønsker at effektivisere yderligere,” siger Lars Knudsen.
I den forbindelse har Ernst & Young den store fordel, at være en ekstern rådgiver, som har tid til at dedikere sig til effektivisering. Gennem mange år har medarbejdere i børne-ungeteamet indsamlet viden og metoder på området, og den knowhow får kommunerne stillet til rådighed når Ernst & Young rådgiver på området. Hvordan en kommunes børn og unge-afdeling bør indrettes er dog ikke en given sag. Der er mange lokale parametre, som gør sig gældende. Derfor indleder Ernst & Young altid med en forundersøgelse og workshops for at få indsigt de særlige problemstillinger og forhold der gør sig gældende.
”Vi tilpasser i høj grad vores ydelser og løsningsforslag. Det kan vi fordi vi har en stor organisation, at trække på, og vi sammensætter et team til hver enkelt opgave, der besidder netop de kompetencer der skal til for at løse opgaven. Ofte kræver en effektiviseringsopgave vores viden inden for revision, for at vi kan foretage en fornuftig procesoptimering, og på det område er vi jo også på hjemmebane,” fortæller Lars Knudsen.

Mere flow i sagsbehandlingen
Ofte er der mange små ting der til sammen gør en stor forskel. Et eksempel på en mindre forbedring kunne være at man udarbejder fælles skabeloner for nogle af de mest benyttede dokumenter. Det kunne være et fælles afslag eller lignende dokumenter, som ofte er i brug.

”Det handler i høj grad om at undgå dobbelt- og unødvendigt arbejdet. Det lyder enkelt, men faktisk er det noget, der kan spare meget tid i kommunerne, og vi hører ofte, at man har været overrasket over meget tid man har brugt på noget der kunne være organiseret meget bedre,” siger Lone Tidemand, der er socialrådgiver og konsulent hos Ernst & Young.

Hun peger på at den absolut største tidsrøver er mangel på flow i den kommunale sagsbehandling:
”Der er simpelthen for mange stop i de enkelte sager. Hver gang en sag stopper, sker der et unødvendigt tidsspilde. Ved at analysere hvorfor sagerne stopper og finde løsninger, der skaber flydende sagsbehandling, kan vi hjælpe kommunerne til både at overholde frister og dokumentationskrav, men også at være i stand til at kunne yde en bedre service over for borgerne,” mener Lone Tidemand.
I nogle tilfælde benytter kommunerne Ernst & Young til mere specifikke opgaver. Det kan eksempelvis være en gennemgang af tidligere anbringelsessager. En sådan afgrænset undersøgelse leder til både en redegørelse om hvorvidt sagsbehandlingen lever op til lovens krav, samt forslag til hvordan sagerne fremover kan dokumenteres på en mere fyldestgørende måde. Hvis der er områder, hvor der findes unødvendig dokumentation, vil der også være forslag til, hvordan dette kan justeres.
”Tit har kommunerne ikke et tilstrækkeligt grundlag for at håndtere den omfattende administration,” siger Lone Tidemand.

Målet er ikke besparelser
Lone Tidemand lægger dog vægt på, at Ernst & Youngs arbejde i kommunerne ikke handler om at rationalisere for at spare penge eller medarbejdere. Det handler om, at indrette sig på en måde så både lovens krav bliver overholdt og der samtidig bliver mere tid til det væsentlige; borgerne og de følsomme vurderinger, der ofte er i spil på børneungeområdet.
”Kommunerne har været igennem mange omvæltninger. De har skullet overtage amternes tilsyn med opholdssteder, skærpede krav til sagsbehandling, §50 undersøgelser, handleplaner, håndtere kommunesammenlægninger og tage vare om den nye anbringelsesreform og justeringer til den,” siger Lone Tidemand.
Hun mener, at anbringelsesreformen, der blev indført i 2006, i mange tilfælde er en positiv ændring i forhold til kommunernes arbejde. Den indeholder nemlig en række værktøjer og krav om handleplaner, der er med til at sikre en høj kvalitet af sagsbehandlingerne. Det er derfor ofte et holdningsskift til administration af lovgivningen, der skal til for at få tingene på rette spor.

Der er nemlig mange faglige og personalemæssige ressourcer ude i kommunerne, men det har for mange kommuners vedkommende været nødvendig at fokusere meget på driften. Derfor kan der ofte være behov for, at der kommer nogen udefra og laver et ’stop op’ i en travl hverdag.  De kan mange ting selv og har mange faglige kvaliteter, men der skal ligesom være en anledning til, at man kigger overordnet på, hvordan man gør tingene, og hvordan det eventuelt kan gøres bedre fremover.  Det handler om at kombinere og mobilisere de mange faglige kvaliteter og det store faglige engagement, som medarbejderne er i besiddelse af, lyder det fra Lone Tidemand.