Unified Communications binder global virksomhed sammen

Home / Microsoft - Momentum / Unified Communications binder global virksomhed sammen

I BioMar kommunikerer medarbejderen med hinanden, som sad de i samme bygning. I virkeligheden sidder de i både Århus, Grækenland og Chile. Med så spredte lokationer er kommunikation altafgørende, og her har en Unified Communication-løsning givet helt nye muligheder. Blandt andet spares over en kvart million kroner, hver gang ledelsen afholder møder via videokonferencen i stedet for at mødes fysisk.

Af: Journalist Hans Henrik Lichtenberg
Flemming Blåbjerg, der er corporate IT-manager hos BioMar har gennem de seneste par år stået for en markant omlægning af virksomhedens it. Højest på dagsordenen havde Flemming Blåbjerg samordning af de forskellige selskabers IT. Opkøb og sammenlægninger betød nemlig, at der i virksomheden var et sammensurium af forskellige IT-løsninger. Nu ligger alt på en standard Microsoft platform og unified Communications har i den forbindelse fået en central placering i BioMars måde at fungere på som virksomhed. Det har samtidig ført til øjeblikkelige besparelser på rejsebudgetterne.

Chat, videomøder og dokumentudveksling
Møder afholdes nu meget via videokonferencer, alle har overblik over hinandens tilstedeværelse og kommunikation mellem de mange afdelinger er generelt blevet forbedret væsentligt.
Nu tager en dansk regnskabsmedarbejder et hurtigt kig på sin skærm og tjekker om kollegaen i Chile er ledig til et videomøde, et andet sted i koncernen udveksles tekniske dokumenter via intranet og ledelsen lægger op til internationalt styringsmøde. Samtidig samarbejdes på kryds og tværs med både instant messaging, e-mails og telefoni.
For nyligt afholdt BioMar et budgetmøde med lederne fra virksomhedens 30 afdelinger. Dette har hidtil været en kostbar affære, eftersom alle skulle flyves til samme mødested og indlogeres på hotel. Denne gang blev mødet afholdt via Livemeeting på Office Communication Server (OCS). Det har sparet BioMar for udgifter i størrelsesordenen 300.000 kroner, vurderer Flemming Blåbjerg.

Stor opbakning fra medarbejderne

Gennem partneren Knudsen Consulting valgte Flemming Blåbjerg for to år siden at basere sig på en kombination af Exchange 2007, OCS og Sharepoint 2007 (MOSS). De tre danner nu grundlag for en smidig kommunikation på tværs af alle virksomhedens afdelinger – og på tværs af kommunikationsform. Det har ført til besparelser i kroner og ører, men Flemming Blåbjerg peger på, at den øgede adgang til virksomhedens ressourcer og medarbejdere har været den største gevinst. Over 60 procent af medarbejderne bruger nu hver dag Communicator til at orientere sig om andre medarbejderes tilstedeværelse, og de nye redskaber benyttes på alle niveauer i virksomheden. I gennemsnit benytter hver medarbejder OCS i over 40 minutter om dagen. Outlook med fælles kalenderfunktioner benyttes i over 100 minutter hver dag.

Mere kvalitet i samarbejdet
”Det interessante er, at vi jo altid har haft mulighed for at komme i kontakt med hinanden via email og telefon. – Men nu oplever vi alle, at det er blevet meget nemmere, og det betyder, at vi bruger kommunikationsløsninger meget mere og derfor er mere i dialog i virksomheden. Kvaliteten af vores samarbejde er simpelthen steget,” siger Flemming Blåbjerg.
Han påpeger desuden, at rejsebudgettet falder i takt med at møder kan afholdes via videokonferencer.

Velkendte brugerflader

BioMar valgte Microsoft som softwareleverandør ud fra et ønske om, at løsningen skulle være integrerbar med en række behov og eksisterende løsninger, samt at den også skulle være supporterbar langt ud i fremtiden.
En af årsagerne til den effektive overgang til Unified Communications tilskriver Flemming Blåbjerg, at de nye systemer bygger på den velkendte Microsoft platform. Alle kender applikationer som Messenger og Outlook, og det gør det nemt at integrere nye systemer, som bygger disse teknologier og brugerflader i en virksomhed, mener han.

Begyndelsen til mere omfattende forretningsintegration

Fremover ønsker BioMar, at blive bedre til at udnytte de nye kommunikationsmuligheder. Teknologien er på plads, men der er stadig landvindinger at hente ved at uddanne medarbejderne bedre i løsningerne og optimere det eksisterende setup. Succesen med Unified Communication hos BioMar kan dog også føre en mere omfattende integration med sig:
”Vi har med valget af en Microsoft-løsning kunne gennemføre alle de ændringer, vi ønskede. Nu har vi styr på kommunikationen, men platformen gør det også muligt for os på længere sigt at integrere CMS, ERP og andre forretningsapplikationer som eksempelvis logistik,” fortæller Flemming Blåbjerg.

Bokse

Om BioMar
BioMar er verdens tredjestørste producent af foder til industriopdrætning af fisk. BioMar har kunder og produktion i flere verdensdele til deres sortiment af fiskefoder til opdrætsindustrien. Virksomheden beskæftiger ca. 750 mennesker, heraf ca. 100 i Danmark. BioMar producerer over 700.000 tons foder om året og havde i 2007 en omsætning på omkring 5 mia. kroner.

Løsningen:
Unified Communications-løsning
Exchange 2007 til al asynkron kommunikation
– Office Communication Server (OCS) 2007 til real time kommunikation

De to serverapplikationer giver mulighed for løsninger som:
– Videokonference
– Instant Messaging
– Tilstedeværelse
– Webkonference

Partneren:
Knudsen Consulting har stået for rådgivning og implementering af de Microsoft-applikationer som tilsammen danner rammerne om BioMars Unified Communication-løsning.

Fordele:
Hurtig kommunikation på tværs af landegrænser
Medarbejdere undgår forgæves kontaktforsøg
Besparelser på rejsebudgettet

Situationen:
BioMar stod for to år siden som en fragmenteret organisation. Opkøb og afdelinger i mange lande gjorde kommunikationen vanskelig og omkostningstung. Mulighederne for kommunikation var til stede i form af de klassiske e-mails og telefonopkald, men det var i mange tilfælde en hurdle at skulle kontakte de udenlandske kolleger.