På Jobcenteret i Kalundborg Kommune er alle arbejdsgange og rutiner blevet taget op til nyvurdering. Helt nye teams er opstået på baggrund af medarbejdernes ønsker og Ernst & Youngs rådgivning. Det skal være med til at øge arbejdsglæden og lønsomheden i jobcenteret samt give plads til nye effektiviseringstiltag. Blandt andet er organisationens fokus nu vendt mod de omkringliggende virksomheders behov for arbejdskraft.
Hele organiseringen af jobcentret er omlagt, og administrationsgrundlaget i Kalundborg Kommunes Jobcenter er fornyet. Herigennem har de enkelte medarbejderes funktioner og organisations struktur været gennem en omfattende proces, der skal hjælpe til med at effektivisere og skabe en bedre arbejdsplads. For at sikre den bedste hjælp til kommunens ledige og sygemeldte har Jobcenteret taget en række nye redskaber i brug, der blandt andet inkluderer eksperter fra vidt forskellige områder. Det skal skabe resultater i form af mere effektiv sagsbehandling og tidligere indsats overfor syge og ledige borgere i kommunen. I forvejen ligger Kalundborg Jobcenter blandt den bedste fjerdedel i den klynge af jobcentre, der sammenlignes iblandt, alligevel vurderes det, at der er store besparelser at hente ved at effektivisere yderligere.
Optimering kræver nye initiativer
”Vores mere individuelle fokus på de ledige og sygemeldte er sket i erkendelse af, at vores ledige og sygemeldte ofte har andre problemer, end dem som vi traditionelt har været vant til at løse. Nogle borgere har brug for en psykolog andre har brug for en ergo- eller fysioterapeut, og nogle har måske behov for en samtale med en økonomisk rådgiver. Hvis vi skal optimere, så skal vi være parate til at tage sådanne nye initiativer,” siger Jobcenterchef, Torben Bahn Petersen, fra Kalundborg Kommune. Han har stået i spidsen for Kalundborg Jobcenter siden 1. juni 2008 og står nu med en organisation, der som nævnt netop har været gennem en omfattende intern omstrukturering. Nu ligger fokus på det eksterne og at få de nye arbejdsgange til at fungere. Torben Bahn Petersen lægger vægt på de individuelle tiltag. Eksempelvis over for tosprogede borgere. Jobcenteret i Kalundborg har desuden den udfordring, som mange andre randområder i landet, at uddannelsesfrekvensen er lav, og det betyder, at efteruddannelse i Kalundborg har et særligt fokus. Den lave uddannelsesfrekvens giver også kommunen en særlig udfordring med fysisk nedslidte ledige.
Forebyggelse ude på arbejdspladsen
Udover de individuelle tiltag er det af stor betydning, at de ledige og sygemeldte hurtigere kommer i kontakt med jobcentret med henblik på igangsættelse af arbejdsmarkedsrelevante aktiviteter.
”Det vi vil prøve er, at indlede et samarbejde med enkelte virksomheder, gående på at vi kommer i dialog med virksomheden og medarbejderen allerede inden lovkravet, der siger otte uger efter første sygefraværsdag. Sagt på en anden måde, vil vi gerne ind med en tidligere indsats end nu,” fortæller Torben Bahn Petersen.
Jobcenteret i Kalundborg har en omfattende forebyggende indsats på kontanthjælpsområdets match 4 og 5, der er de allersvageste grupper. Indsatsen varetages af tre specialkonsulent, og dertil kommer ti etablerede virksomhedscentre, der har vist sig i stand til at indsluse mange ledige fra matchgruppe tre og fire. Virksomhedscentrene har mellem fire og otte ledige, og den ordning har i mange tilfælde ført til varige jobs.
Ledernetværk sikrer erhvervslivets støtte
Kontakten til det lokale erhvervsliv er af største betydning for Kalundborg Jobcenter. Jobcenteret er medlem af Kalundborg Erhvervsforening og deltager i foreningens arrangementer på lige fod med andre lokale virksomheder. Flere af jobcenterets konsulenter er medlemmer af forskellige virksomhedsnetværk.
”Det er vigtigt for os, at vi ikke render virksomhederne på dørene men etablerer samarbejde, som er til fælles bedste. Det gør vi ved at iværksætte nye projekter hele tiden, som er målrettede til branchernes behov. Vores nye struktur gør desuden vores medarbejdere bedre i stand til at koncentrere indsatsen branchespecifikt, fordi vores nye teams er brancheopdelte,” fortæller Torben Bahn Petersen.
Sagsstyring lagt i system
Ernst & Young har fulgt Jobcenteret i Kalundborg igennem de seneste omstruktureringer i projekteringsfasen. De væsentligste ting, som jobcenteret i Kalundborg Kommune har fået ud at samarbejdet med Ernst & Young er: Analyser af måden, hvorpå jobcenteret har håndteret de forskellige driftsområder, ’drejebøger’ for hvordan administrationen bør foregå, medarbejderinddragelse i beslutningerne om, hvordan organisationens struktur skal være samt redskabet EasYwork, der guider sagsbehandlerne gennem administrationen af sagerne og peger frem mod næste skridt. Ernst & Young står for udvikling og implementeringen af det nye administrationsgrundlag. Dette arbejde er opstartet i uge 41, 2008.
Hele organisationen inddraget
”Noget af det vigtigste for os i den proces har været at Ernst & Young formåede at inddrage hele organisationen, og de har været med til at få alle medarbejdere til at tage ejerskab for vores nye måder at gøre tingene på. Da vi skulle inddele medarbejderne i nye teams, var det i høj grad folk selv, der bestemte både opbygningen af de nye teams, og hvor de selv skulle placeres. Alle fik opfyldt deres personlige ønsker, og det viser os, at vores medarbejdere faktisk gerne vil tage ejerskab, særligt hvis de selv får lov til at bestemme, hvordan deres arbejdsplads skal være indrettet,” siger Torben Bahn Petersen. Han peger desuden på at processen gik hurtigt, hvilket har været et stort plus for jobcenteret.
—
Om Jobcenter Kalundborg
Jobcenter Kalundborg består af omkring 70 medarbejdere og to chefer. Torben Bahn Petersen er jobcenterchef for den kommunale del og Søren Munk er jobcenterchef for den statslige del.
Alle medarbejdere er fordelt på seks forskellige teams:
Jobbutik
Serviceteam
Bygge- og anlægsteam
Industriteam
Team for forsikrede ledige
En projektgruppe
Om virksomhedscentre
Et virksomhedscenter er en “afdeling” i en virksomhed, hvor jobcenteret har uddannet nogle af virksomhedens medarbejdere til mentorer. Disse medarbejdere skal, i tæt samarbejde med jobcenterets konsulenter optræne borgerne til at varetage et ordinært arbejde. På den måde har virksomheden ikke har udgifter til borgernes løn, før der er tale om en “fuldgyldig” arbejdskraft. Samtidig er der en sikring af udviklingen hos den enkelte borger på virksomhedscenteret, idet konsulenterne fra jobcentret har en meget tæt kontakt med de borgere, som er i forløb.