B&O Medicom skal leve op til nogle af verdens strengeste kvalitetskrav. Produkterne, der spænder fra stetoskoper til injektionspenne, sælges verden over, og de er dermed underlagt strikse krav fra eksempelvis de amerikanske sundhedsmyndigheder og de tilsvarende europæiske instanser. For at leve op til disse krav er dokumentation af produktion og processer en altafgørende nødvendighed. Løsningen hedder Dynamics AX og et tilhørende standardmodul, der er udviklet til branchen.
Præcision, hastighed og omstillingsparathed er væsentlige faktorer i B&O Medicoms marked. Når nyt medicoudstyr udvikles, er det en kritisk faktor, at kunne producere veldokumenteret, så alle spørgsmål om produkternes beskaffenhed kan besvares præcist og tillidsvækkende. En væsentlig del af B&O Medicoms forretning er at producere og udvikle produkter til nogle af verdens største farmaceutiske virksomheder, og jo hurtigere og jo mere præcist et produkt kan udvikles og produceres desto mere konkurrencedygtig er Struer-virksomheden.
Nyt ERP giver overblik
Siden virksomheden blev adskilt fra Bang & Olufsen for få år siden har B&O Medicom opbygget sit eget ERP-system baseret på Dynamics AX. Målet har været at få ejerskab og overblik over egne processer samt at optimere ved at skifte det manuelle dokumentationsarbejde ud med automatisk registrering direkte i ERP-systemet.
I takt med at papirarbejdet bliver elimineret, kan fokus flyttes over på udviklingsarbejdet og risiko for fejlindtastninger og dobbeltarbejde minimeres. Det giver konkurrencefordele og mere effektivitet.
Låste data sikrer dokumentation
Til at styre en stor del af den produktionsrelaterede dokumentation benytter B&O Medicom Dynamics AX og det tilhørende modul GMP Business Suite. Modulet er specielt tilpasset til medicobranchens behov for dokumentation og benytter eksempelvis digitale signaturer til at sikre, at kun de rette medarbejdere kan registrere oplysninger i systemet. De store mængder data, der registreres om hver produktionsgang, kan afhængigt af produktet være alt fra tidspunkter, underleverandører, akustiske data, vægt og meget mere. I de tilfælde hvor myndighederne kræver særligt uddannet personale bliver rapporteringen desuden knyttet sammen med den ansvarlige medarbejder via medarbejderens digitale signatur. På den måde kan produktet og produktionen følges hele vejen, og det er også et godt redskab i en eventuel fejlsøgning.
Letter inspektionen
ERP systemet indhenter og sikrer en lang række data og styrer desuden flowet i produktionen, så man ikke kan komme til at producere en vare, som ikke lever op til myndighedernes eller kundernes krav. Samtidig sikrer systemet, at der ikke efterfølgende kan manipuleres med visse data, og det er noget som giver en fordel i forhold til sundhedsmyndighedernes kontrol.
Når de amerikanske sundhedsmyndigheder kommer på inspektion kan de derved være sikre på, at B&O Medicoms datagrundlag er korrekt. Det letter inspektionen og dokumentation over for kunderne.
”Vi havde besøg fra det amerikanske FDA sidste år, og resultatet var en blank påtegning, selvom vores Dynamics AX-løsning kun var et par måneder gammel,” fortæller CFO, Lars Rahbek, fra B&O Medicom.
Tidligere benyttede B&O Medicom det ERP-system, som Bang & Olufsen benytter. Det betød, at al IT var styret centralt og tilpasset den verden som moderselskabet opererede indenfor, og derfor ikke nødvendigvis var optimal til B&O Medicoms forretningsgange..
Dynamics AX er alles anliggende
”Dengang var ERP-systemet noget meget fjernt. Kun få medarbejdere arbejdede med systemet, og de servicerede resten af virksomheden med at få data ind og ud af systemet. Vores vision var og er, at vores Dynamics AX skal bruges meget mere bredt i hele virksomheden. Det skal være virksomhedens og medarbejdernes fælles database, som alle har adgang til, og det mål er vi allerede kommet langt med,” siger Hans Jørgen Jensen, som var projektleder for valg og implementering af det nye ERP-system.
”Vi har nu en dyb viden om vores egne processer, og det giver os frihed. Det er en meget stor del af vores forretning at dokumentere. At vi kan gøre det præcist og hurtigt, betyder, at vi kan udvikle nye produkter hurtigere, og det er bestemt en konkurrencefordel,” siger han.
Bokse:
Situationen
I marts 2007 blev B&O Medicom udskilt fra B&O. Derfor skulle B&O Medicom i løbet af ganske kort tid vælge og implementere nyt ERP-system. I samarbejde med en ekstern konsulent blev Dynamics AX valgt. Inden årets udgang var systemet implementeret i sin grundlæggende form.
Løsningen
Dynamics AX og modulet GMP Business Suite™. GMP-modulet er specielt udviklet til medicobranchen og den er skræddersyet til at håndtere dokumentationsmateriale i sundhedsbranchen. Det gøres med elektronisk signatur og audit trail, leverandørhåndtering, avanceret WMS funktionalitet, avanceret karantænestyring og batch godkendelse (QMS), godkendelsesprocedurer for recepter etc.
Fordele
Standardmoduler til Dynamics AX, som lever op til netop medicoindustriens behov eksisterede og kunne dække stort set alle B&O Medicoms krav til et dokumentationssystem. Implementeringen tog blot fire måneder i sin grundlæggende form.
Partneren
thy:data, som er specialiseret i Dynamics AX og har udviklet modulet GMP Business Suite™, har stået for implementeringen af B&O Medicoms ERP-system. thy:data er et af Danmarks førende og største konsulenthuse inden for forretningsløsninger og forretningsudvikling baseret på Microsoft Dynamics AX og Microsoft XAL.