Intranet kan give den interne kommunikation et væsentligt løft. Men lægges vægten på teknikken frem for kommunikationen, kan nettet let størkne.
Når Internet og lokale netværk er installeret i en virksomhed, skal der ikke meget teknik til for også at oprette et intranet. Teknisk set er et internt net nemt at installere i en virksomhed, men det bliver først rigtig interessant og nyskabende, når de teknologiske muligheder bliver koblet sammen med begreber som organisation og kommunikation.
Målet er at samle hele organisationens viden, så alle medarbejdere uden videre kan trække på hinandens ressourcer. Således bliver alle i virksomheden kommunikatører, og det er et plus – hvis kommunikationen vel at mærke foregår hensigtsmæssigt.
Stop op og tænk
Gør den ikke det, er faldgruberne eksempelvis intranetspamming og regulært rod i informationerne. Præcis som vi kender det fra hjemme-pc´en og Internettet. Det kan føre til et informations-overflow, som bevirker, at brugerne skal bruge for lang tid på at finde de informationer, de har brug for.
– Inden man begynder at lægge informationer ud på intranettet, er man nødt til at kortlægge informationsstrukturen i virksomheden. Det tvinger en til at tænke på tværs af de gamle opdelinger, og i sidste ende stille spørgsmålstegn ved, hvorfor man overhovedet gør, som man gør, siger Jens Bøgh, direktør i virksomheden Intrateam, som rådgiver erhvervslivet om brug og opbygning af intranet.
En sund proces
Han har oplevet, at der er sket store omvæltninger i virksomheder under udviklingen af deres intranet.
– Intranet, der er tilrettelagt på en god måde, gør først og fremmest virksomheden mere overskuelig for alle medarbejdere. Og giver måske vigtigst af alt en hurtigere beslutningsproces og dermed besparelser, siger Jens Bøgh.
Problemet er, at mange intranet er startet i IT-afdelingerne for næsten ingen penge. De har fokuseret på det tekniske og ikke på kommunikation og organisation.
– Ledelsen i de virksomheder, vi kommer ud til, har tit vænnet sig til, at intranet ikke er noget, der skal bruges ressourcer på. Den tekniske platform er der jo. Derfor overser de, at der skal en grundig dialog til for, at en virksomhed kan finde ud af, hvad den skal bruge intranettet til.
– Dernæst skal man sørge for, at brugerne har et veldefineret ansvarsområde. Hvis de enkelte brugere ikke har et ejerskab og ansvar for deres del af intranettet, så risikerer man, at det størkner, siger Mads Richard Møller, der er indehaver af virksomheden Intracom, der gennem flere år har specialiseret sig i intranet.
Ikke to ens intranet
Hovedparten af hans opgaver går netop ud på at få ineffektive intranet på banen igen. Kun i mindre grad handler det om at oprette nye intranet.
– Det er vigtigt at blive enige om, hvad intranettet skal bruges til. I første fase er det noget så ligetil som en intern telefonbog og medarbejderfortegnelse. Det kan alle se en fordel i at have online, fordi opdateringen er nem. Dernæst kan man tage fat på virksomhedens ringbind og gennemgå hvilke informationer, der er relevante at have liggende på intranettet, forklarer Mads Richard Møller.
Men ifølge Jens Bøgh fra Intrateam er det en fejltagelse at tro, at der findes en standardløsning. – Det gør der ikke. Intranettet afspejler virksomheden, dens ansatte og kerneområderne. En ung og anarkistisk virksomhed vil for eksempel være bedst tjent med et anarkistisk intranet, mens en mere formel virksomhed bør opbygge deres intranet efter en mere ordnet struktur, forklarer han.
Eksperternes råd:
Få overblik over, hvad intranettet skal bruges til, før det bygges.
Intranettet skal tage udgangspunkt i den enkelte medarbejders hverdag – ikke i virksomhedens (hidtidige) administrative opbygning.
Hver medarbejder skal have et defineret ansvarsområde på intranettet.
Sørg for, at de enkelte informationer kun skal opdateres et sted fra.