Sammenlægningen af flere IT-afdelinger i Århus Kommune førte til store udfordringer for den nye IT-afdeling i 2. magistrat. En væsentlig udfordring i omstruktureringen var, at supportfunktionen blev flyttet fra at være fysisk til stede blandt kommunens medarbejdere til at være en central afdeling.
Den oplagte løsning var at anvende software¬distribution, således at it-medarbejderne ikke længere behøver at besøge computerne fysisk for at installere, opdatere og supportere dem.
Efter en grundig research på markedet faldt kommunens valg på en løsning fra det danske software- og konsulenthus CapaSystems. Løsningen var ikke blot i stand til at løse de akutte problemer med udrulning af styresystemer og programmer, men havde også funktionalitet til at blive et dagligt værktøj til service, installation af sikkerhedpatches, licensstyring og rapportering.
”CapaSystems fik opgaven fordi, de kunne levere en fleksibel løsning, som var hurtig at sætte i drift og enkel at administrere. Det var vigtigt for os, at vi hurtigt ville få mærkbar effekt af vores investering,” forklarer IT-driftsleder Jari Bøg Larsen og fortsætter:
“Software distribution med CapaInstaller® teknologien giver os en klar fordel i forhold til image¬baserede teknologier, som vi har eksperimenteret med tidligere. Hvert enkelt image skulle passe til den pågældende hardware¬opsætning, men med CapaInstaller skyder vi bare en agent ud på maskinen, og så kan vi installere software og supportere maskinen, når der er behov for det.
Det ville simpelthen ikke være muligt at klare den opgave på traditionel vis. Man kan sige, at løsningen fra CapaSystems var en forudsætning for, at centraliseringen kunne lade sig gøre. Vi har nu opnået vores målsætning om at, kan vi tilbyde både mere kvalitet og, hurtigere service overfor brugerorganisationen end tidligere, endda med brug af færre ressourcer i IT-afdelingen,” siger IT-driftsleder Jari Bøg Larsen”
Kompleks hardwarepark
En af de store udfordringer for Informatikafdelingen var at få et præcist overblik over kommunens hardware og software. “Vores hardwarepark er som et patchworktæppe. De mange afdelinger har gennem tiden indkøbt alle mulige forskellige computere, programmer og tilbehør. Nu har vi overblik over det hele, fordi CapaInstaller automatisk indhenter oplysninger over netværket. Hvis vi skulle gøre det manuelt, ville det kræve langt flere mand i vores afdeling,” siger Jan Mogensen, der er en af syv IT-konsulenter i Århus Kommunes Informatikafdeling.
Konsolidering af Software forbruget
Da Informatikafdelingen foretog de første scanninger af kommunens samlede software ved hjælp af CapaInstaller, viste det sig, at der var installeret ikke mindre end 3.600 forskellige programmer. Efter en kraftig standardisering og konsolideringsproces er antallet af programmer nu kogt ned til ca. 200. Det betyder blandt andet at service og support er blevet nemmere, fordi fejlkilderne er reduceret betydeligt. Ikke desto mindre kan kommunens ansatte fortsat installere programmer, som de vil, på deres arbejdsstationer. Hvis noget går galt, rulles den oprindelige opsætning automatisk ud endnu en gang gennem CapaInstaller. På den måde sikres både stabilitet og fleksibilitet for den enkelte bruger.
”At få et stort udbytte af løsningerne fra CapaSystems kræver, at organisationen er indstillet på at lære nye arbejdsgange. Til gengæld kan man opnå store effektiviseringer. Med den løsning, vi har nu, kunne vi nemt udrulle software på – og servicere – et langt større antal PC´er end de ca. 900 PC’er vi administrerer i mag. 2 i dag” siger Jan Mogensen.
Om CapaSystems A/S
CapaSystems er en dansk virksomhed, der udvikler samt leverer enkle og innovative IT-løsninger og serviceydelser indenfor Client Management, Inventory Management og Software Distribution baseret på CapaInstaller® Software.