På loftet hos Finansministeriet bliver grunden lagt for en digitaliseret offentlig sektor. Med en deadline medio 2004 skal den Digitale Task Force stå for den største koordinerede indsats for introduktionen af e-government i Danmark.
En Task Force med omkring 20 medarbejdere er nedsat til gennem de kommende tre år at udstikke retningslinierne for det praktiske arbejde mod en digitaliseret offentlig sektor. De tekniske løsninger er på vej i form af digitale signaturer, netværk og velegnede softwareløsninger, men der er stadig et stort arbejde i at etablere samarbejder på tværs i de offentlige institutioner. Amter, kommuner, ministerier, stat og styrelser skal med, og det kræver både koordinering og en instans, der kan samle trådene.
Arbejdet foregår fra nyindrettede lofter hos Finansministeriet. I modsætning til de andre statelige kontorer i administrationsbygningen på Christiansborg har Task Forcen åbne kontormiljøer og helt i arbejdets ånd også en colaautomat.
I spidsen for styrken står afdelingschef Adam Wolf. Hans arbejde med offentlig digitalisering begyndte for et par måneder siden, og han har ansvaret for at Task Forcen har afsluttet opgaven i løbet af de kommende tre år.
Store beslutninger
Det er de tunge beslutninger, der skal tages. Diskussioner om bredbånd eller ej, eller skattefradrag på IDSN-opkoblinger tages andre steder. I den Digitale Task Force handler det om alle det offentliges sagsbehandlinger på alle niveauer. Der skal laves om på forretningsgange, samkøres data, ryddes op i dobbeltadministration og ledes konkrete projekter. Først og fremmest består opgaven dog i at få de mange offentlige institutioner til at tale sammen – både digitalt og visionært.
Opgaven løses af Task Forcens eksperter, der er hentet fra alle afkroge af offentlige institutioner. Nogle er rekutteret, andre er udlånt, og de aflønnes i Task Forcens levetid af deres oprindelige organisation. Målet er nemlig, at de skal bibeholde en tilknytning til deres tidligere arbejdsplads og dermed være i løbende dialog med instanserne.
Digital udrykningsstyrke
»Der er bred enighed om, at der er behov for en intens og central indsats. Ofte når store offentlige opgaver skal løses, så nedsætter man et udvalg, der består af mange fagfolk med mange meninger, og målet er at finde et kompromis. I dette tilfælde er det anderledes. Vi skal løbende finde nye løsninger på helt nye problemer, og derfor har vi valgt en anderledes arbejdsform,« siger Adam Wolf.
Det er således ikke meningen, at projekterne blot skal munde ud i rapporter. Der skal produceres udbudsmateriale, ændres arbejdsgange og foreslås standarder. Samtidig fungerer Task Forcen som udrykningsstyrke og telefonvagt, der kan besvare spørgsmål og hjælpe med at fjerne barrierer for hele det offentlige system de kommende tre år.
»I mange konkrete digitaliseringsprojekter er der ingen instans, der er åbenlys som leder af en tværgående digitaliseringopgave. Derfor påtager vi os også ind imellem den opgave at være projektledere,« forklarer Adam Wolf.
Han er ikke bange for at de forskellige instanser, vil stille sig vrangvilligt overfor Task Forcens ambitiøse målsætninger.
»Vi har tværtimod set, at der i mange offentlige institutioner er et behov for at kunne henvende sig et sted og få hjælp til de ofte komplicerede problemer. Der er en bred enighed i det offentlige om, at der skal gøres noget for at digitalisere.«
Derfor er Task Forcen også arrangør af konferencer for offentlige ledere i den kommende tid. Konferencerne skal sikre opbakning og forståelse for projektet.
En savnet autoritet
Enigheden om at digitalisering er vejen frem i det offentlige skal udnyttes til at nå de bredere målsætninger, som kræver en stor indsats fra alle parter. Task Forcen har eksempelvis erfaring for, at det at løse en enkelt opgave i én institution kan involvere helt op til otte vidt forskellige instanser. Nogle af dem har ikke arbejdet sammen før.
»Det er ofte sådan, at hvis flere institutioner arbejder på tværs i det offentlige, så er den økonomiske gevinst ikke nødvendigvis at finde der, hvor pengene er brugt. Derfor kan det være nødvendigt at gentænke incitamenter og skabe fællesskaber, der tænker i fælles løsninger, eller det kan være institutioner indenfor f.eks. kort- og geodataområdet, hvor man på tværs af stat, amter og kommuner kan blive bedre til at udnytte data,« forklarer Adam Wolf.
Mange opgaver
At der er behov for en autoritet på området underbygges af de aktuelle opgaver som Task Forcen arbejder med. Hele 18 større opgaver ligger allerede på bordet bare for efteråret 2001, og der kommer flere til.
En af dem drejer sig om at udarbejde en samlet strategi for digital kommunikation i det offentlige. Målet er, at offentlig kommunikation skal foregå elektronisk, således at unødvendige manuelle indtastninger og uhensigtsmæssige arbejdsgange så vidt muligt undgås. Det kræver standarder og administrative regler skal tilpasses.
En anden opgave handler om samkøring af oplysninger mellem offentlige instanser om aktivering og løntilskud. Dette arbejde skal munde ud i en prototype på et digitalt »servicefællesskab«, som så kan bruges som skabelon i andre sammenhænge.
Mia. budget venter på projekter
Task Forcen har ikke et selvstændigt budget til implementering af IT-løsninger.
»Det skyldes, at det slet ikke vores opgave at finansiere de specifikke løsninger. Vi skal koordinere og samle trådene. Vores erfaring er også, at der i mange institutioner er ophobet rigtig mange penge til disse ting, som blot venter på de rigtige projekter. I alt er der tale om flere mia. kr.«
Det er desuden en af Task Forcens primære opgaver at arbejde på projekter, som i sig selv kan være rentable i form af efterfølgende effektiviseringer. Det kan enten være direkte i de offentlige budgetter eller som mere langsigtede samfundsmæssige investeringer. Det kan eksempelvis ske gennem en digital lettelse af de administrative byrder for virksomheder.
Et politisk redskab til strukturproblemer
Et af de helt overordnede politiske mål, som Task Forcen er blevet pålagt, er at skabe effektivseringer, så det samme administrative arbejde i det offentlige kan klares af færre medarbejdere.
»Vi ved, at den samlede arbejdsstyrke i de kommende år vil dale og andelen af ældre vil stige. Det fordrer effektiviseringer, og det er helt åbenlyst, at det kan klares ved hjælp af digitalisering af forretningsgangene«
Task Forcen er på den måde også et politisk redskab for en trimning af den offentlige sektor.
»Vi refererer jo til vores bestyrelse, som blandt andre består af regeringen, der sammen med kommunerne og amterne har været initiativtager til Task Forcen. Det betyder, vi via de kontakter hurtigt kan komme igennem med ideer og forslag til ændringer i lovgivningen.«
Lovgivning skal indrettes til digital forvaltning
»Der skal arbejdes en del med de juridiske aspekter af den digitale forvaltning. Vi skal selvfølgelig følge lovgivernes intentioner, men de fleste love er vedtaget, før man kunne tage højde for, om de ville passe med den digitaliserede forvaltning. Det er derfor sandsynligt, at der skal foretages en del justeringer af den administrative tænkning,« siger Adam Wolf til Upgrade. Blandt andet skal der ryddes juridiske sten af vejen for udbredelsen af digital signatur, som er en bærende søjle i e-government.
Eftersom det endnu ikke er klarlagt hvilke administrative problemer, der vil opstå i digitaliseringprocesserne, har det været vanskeligt at opstille en komplet dagsorden for Task Forcens arbejde på forhånd.
Der er således ikke sat nogle eksakte rammer, for hvor meget af den offentlige sektor, der skal være digitaliseret i Task Forcens levetid. Det hænger også sammen med, at der ikke findes noget ordentligt sammenligningsgrundlag for denne type projekter.
»Vi må se, hvor langt vi kan nå,« siger Adam Wolf, »men konkret er vi ved at opstille indikatorer for digitaliseringen, og vi er i dialog med en række førende OECD-lande om at koordinere indikatorer og målmetoder«.
Den enkelte borger og virksomhed vil, når Task Forcen om tre år er færdig med sit arbejde, opleve en meget forenklet kontakt til de offentlige systemer.
En portal til alle borgere
Der skal være en gennemsigtighed, som giver den enkelte borger en større tillid til det offentlige system.
»Jeg tror, at man som bruger vil opleve, at der er en overordnet sammenhæng i det offentlige, der vil være en større gennemskuelighed, når man står med et konkret problem og forhåbentligt vil man også opleve, at det private erhvervsliv og det offentlige arbejder sammen digitalt til fordel for borgerne. Det vil ske under stor sikkerhed, og der vil være åbent 24 timer i døgnet, så borgeren har den største grad af frihed til at gøre sin del af indbretningsarbejdet,« spår Adam Wolf. Meget af fremtidens kontakt til det offentlige vil komme til at foregå gennem personlige portaler. De skal være tilpasset den enkelte borger eller virksomhed, som på den måde får adgang til et enkelt website, hvor alle relevante myndigheder og services er repræsenteret, lyder visionen.