Ekstern IT-drift effektiviserer Tobi A/S

Indretnings- og konsulentvirksomheden Tobi A/S er en lille organisation rent IT-mæssigt. Med 32 ansatte er der ikke grundlag for en selvstændig IT-afdeling. På den anden side er det kritisk for virksomheden, at IT-systemerne fungerer, og derfor har Tobi A/S valgt at lade Respond IT A/S stå for al IT-drift. Dermed er de rette kompetencer altid til stede indenfor alle aspekter af IT-driften, og det skaber effektivitet og fleksibilitet.

Tobi A/S leverer totalkoncepter til indretning af detailbutikker. Blandt kunderne er BR Legetøj, Toys R Us og Bestseller og en række andre kendte detailkæder. Virksomheden har valgt at lægge ansvaret for hele IT-driften til Respond IT, og det giver en række fordele. Den gælder både drift af servere, som fysisk er placeret hos Tobi A/S, infrastruktur, indkøb, backup, vedligeholdelse og styring af software, licensstyring og rådgivning. Det er sket i erkendelse af, at organisationen er for lille til at kunne have de nødvendige kompetencer inden for alle områder selv:
”Det er simpelthen ikke vores stærke side, og vi har ingen ønsker om selv at tage os af det,” fortæller afdelingsdirektør i Tobi A/S, Lene Wiese.

Altid opdateret med nyeste løsninger
”Vi arbejder med en række tunge applikationer som Autocad, og en af de ting, vi betaler Respond IT for, er at holde os opdaterede med det rigtige udstyr og nye løsninger. Det er vigtigt for os, at de er proaktive, for vi ønsker ikke at bruge tid på at følge med i alt det nye, der kommer,” siger Lene Wiese. Hun mener, at tillid i den forbindelse er altafgørende.
”Vi har fuld tillid til, at når vi bliver præsenteret for nye løsninger og muligheder af Respond IT, så gør de det for at hjælpe os med at effektivisere vores drift – og ikke for at sælge os dyre løsninger vi ikke kan bruge til noget. Den tillid er grundlaget for vores samarbejde,” siger hun.

En partner i hverdagen
Det mest kritiske for Tobi A/S er umiddelbart at få hverdagen til at fungere på alle niveauer. Det betyder at Tobi A/S´ medarbejdere ringer til Respond IT, uanset om det er en printer, der er gået ned, eller om der skal indhentes tilbud på en ny serverløsning. En af de seneste større opgaver har været at forbinde lageret i Køge med systemerne på hovedkontoret i Værløse. Af kommende udfordringer nævner Lene Wiese, at behovet for adgang til virksomhedens IT-systemer udefra er stigende. Det kan være fra hjemmearbejdspladser eller bærbare computere ude hos kunderne.

Sætter sig i brugernes sted
Samarbejdet har fungeret godt og til Tobi A/S´ store tilfredshed. Det er klart for Lene Wiese, at den service og de kompetencer, som Tobi A/S nu har til rådighed via Respond IT ikke vil kunne oppebæres internt. Det opleves blandt andet for Tobi A/S ved en lynhurtig reaktionstid fra Respond ITs medarbejdere.

”Dertil kommer at Respond ITs medarbejdere er gode til at sætte sig i vores brugeres sted og kommunikere på deres niveau. De er meget hjælpsomme, behagelige og ikke mindst tålmodige. Vi oplever altid hurtig og effektiv respons på alle slags forespørgsler og problemstillinger,” siger Lene Wiese.

Fleksibilitet med ekstern IT-afdeling
Tobi A/S har fået en fleksibel løsning, og en sikkerhed for, at tingene bliver løst, også ved ferie og sygdom, fordi der altid kan trækkes på hjælp fra Respond IT.
”Nu bor vi tæt på hinanden, så som regel er de her i løbet af en halv time, hvis der er et akut problem,” siger Lene Wiese.
Tobi A/S har gennem adskillige år haft IT-driften 100 procent outsourcet. Det betyder, at det er svært at gøre fordelen op i kroner og øre i forhold til at have en intern IT-afdeling:
”Men det er klart, at vi har den fordel, at vi kan skrue op og ned for aktivitetsniveauet, som det passer os. Det ville ikke være muligt, hvis vi havde vores egen IT-afdeling,” siger Lene Wiese.

Om Tobi A/S
Tobi A/S ønsker at være de professionelle kæders foretrukne leverandør, som gennem dialog og nytænkning udvikler høj kvalitet til aftalt tid til rigtig pris. Tobi A/S servicerer en lang række detailkæder såsom Bestseller, BR Legetøj, Toys R Us og flere andre. Virksomheden er grundlagt i 1972.