G4S har fået en ny løsning til håndtering af passwords. Nu kan samtlige medarbejdere selv generere passwords, 24 timer i døgnet året rundt. Det sparer bemanding i helpdesken og sikrer, at medarbejderne er arbejdsdygtige – hvor som helst og når som helst. Løsningen hedder FastPass, og den skal nu rulles ud til alle medarbejdere i virksomheden og benyttes til at synkronisere passwords til blandt andet ERP-systemet. Dermed har medarbejderne kun ét password, der sikkert kan skiftes af dem selv.
24 timer i døgnet kan de 850 vægtere hos G4S selv generere et nyt password til virksomhedens IT-systemer. Det er særdeles nyttigt, når en medarbejder er på opgave om natten, for glemmes passwordet kan arbejdet ikke udføres. G4S benytter nu et system, der kræver, at vægterne er online, for at de løbende kan indberette opgavestatus, få nye opgaver og af sikkerhedsmæssige grunde være i forbindelse med G4S’ administrative medarbejdere i kontrolcentralen.
Behovet for et system til password-reset opstod da vægternes radiosystem skulle udskiftes til mere en tidssvarende PDA løsning, der opererer på Windowsmobile-platformen, og kommunikerer via push-to-talk teknologien. Med de nye PDA’er skal vægterne kunne logge ind med et password, men hvad nu hvis en medarbejder glemmer sit password?
FastPass giver tryghed for vægtere – og kunder
”Som udgangspunkt kan der gå to ting galt med det nye system. Enten virker enheden ikke fysisk eller applikationen fejler, eller man glemmer passwordet. Vi har købt ekstra PDA’er ind, så der er vi dækket ind, men vi manglede en løsning til passwordproblemet. Vores vægtere arbejder primært om natten, og hvis de glemmer passwordet, kan de nu med FastPass resette det i løbet af få minutter. Dermed undgår vi, at de bliver uarbejdsdygtige,” siger projekt og support chef hos G4S Sune R. Hedegaard.
Løsningen fra FastPassCorp er installeret til G4S’ vægtere i løbet af sommeren 2009, og der er allerede blevet resettet mange passwords.
Brugervenlig løsning
En af grundene til at G4S valgte FastPassCorp som leverandør, var at implementeringen var hurtig og enkel. Men ikke blot den tekniske side af implementeringen var væsentlig for G4S. Den praktiske brug ude hos kunderne havde også høj prioritet.
”Vores administrative medarbejdere benytter computere hver dag. Det gælder dog ikke for vores vægtere, og derfor var vi spændte på, hvordan de ville tage imod den nye teknologi og ikke mindst muligheden for at kunne regenerere passwords fra telefonen. Det har vist sig at være forholdsvis uproblematisk. FastPass er meget brugervenligt, og det kan faktisk benyttes uden videre af alle vores medarbejdere uanset deres erfaring eller faglige baggrund,” fortæller Sune R. Hedegaard.
Besparelser på flere niveauer
I øjeblikket handler ca. 10 pct. af alle opkald til helpdesk hos G4S om glemte passwords. Det tærer på ressourcerne i IT-afdelingen, men det største problem er, at medarbejderne ikke kan udføre deres arbejde, hvis de ikke kan få adgang til systemet.
”Vi har også administrative medarbejdere, som møder før helpdesk-personalet, og vi har ofte medarbejdere på arbejde i andre tidszoner. Jeg tror, at den største besparelse, vi får med FastPass, er, at de medarbejdere ikke bliver efterladt uden mulighed for at udføre deres arbejde, fordi de ikke kan generere et nyt password,” lyder det fra Sune R. Hedegaard.
Synkroniseres med SAP
Den indledende succes med FastPass har ført til en beslutning om at udbrede løsningen til samtlige 2.100 medarbejdere i Danmark.
”For en virksomhed af vores størrelse er det altafgørende, at en implementering af et nyt system kører problemfrit. Det har det gjort med FastPass. Den første fase med at få systemet ud på vægternes PDA’er har fungeret glimrende, og derfor går vi nu i gang med resten af organisation,” fortæller Sune R. Hedegaard. Medarbejderne får ikke blot mulighed for selv at resette passwords. FastPass har nemlig en række avancerede features, der gør det muligt at synkronisere passwords på tværs af IT-systemer. I G4S’ tilfælde er det særdeles interessant, fordi virksomheden også operere på en SAP-platform, der kører uafhængigt af Microsoft-platformen. I øjeblikket kræves der derfor passwords til begge systemer, men med FastPass vil der fremover kun være ét password pr. medarbejder, der giver adgang til både Microsoft applikationer og SAP.
Anbefales til G4S internationalt
Den danske G4S-organisation har med den mobile løsning været på teknologisk forkant. De gode erfaringer bliver nu delt med G4S’ 585.000 ansatte i mere 120 lande.
”Vi har høje standarder for sikkerhed hos G4S, og FastPass lever op til alle vores krav. Jeg er overbevist om vores kolleger i udlandet kan lære af de erfaringer, vi har gjort os med password-reset. Derfor går vi nu ud og anbefaler teknologien til G4S internationalt, for jeg er overbevist om at det vil kunne effektivisere arbejdsgangene i vores afdelinger verden over,” siger Sune R. Hedegaard.
Faktaboks:
Om G4S
G4S er verdens største sikkerhedsvirksomhed med 585.000 ansatte i over 120 lande. I Danmark har G4S ca. 2.100 ansatte, der hver eneste dag arbejder for at skabe sikkerhed og tryghed i private hjem og i virksomheder. Kontrolcentralen er bemandet døgnets 24 timer året rundt, og virksomheden råder over Danmarks største og mest moderne beredskab.