IT er en effektiviseringsgevinst for alle brancher. Men i nogle tilfælde bliver teknologierne ikke udnyttet optimalt. Løsningen hedder Enterprise Search og var temaet ved seminaret ”Bryd vanen og få styr på vidensdeling”, som Microsoft afholdt fornylig.
En undersøgelse fra analyseinstituttet IDC viser, at informationsmedarbejdere i gennemsnit bruger 15-25 procent af arbejdsdagen på at søge efter information – det svarer til op mod 9,5 timer om ugen eller halvanden måned om året. Her er tale om reel spildtid, der både irriterer medarbejderne og koster virksomhederne penge. Men der findes løsninger, som kan minimere ufrugtbar søgetid og samtidig inviterer til nye samarbejdsformer i virksomhederne.
Nye udfordringer
For at skabe debat om datasøgning og vidensdeling i danske virksomheders dagligdag har Microsoft inviteret en række organisationer til at benytte Enterprise Search, som er en del af Microsoft SharePoint Server 2007. 1. marts blev erfaringerne opsummeret for en større forsamling af danske virksomheder med flere end 500 computere.
Mortimer Liebman, der er produktchef hos Microsoft Danmark og initiativtager til seminaret, siger: ”Der er bred enighed om, at viden er den vigtigste ressource for danske virksomheder. Netop derfor er det paradoksalt, at der ikke eksisterer mere viden om, hvordan informationer bedst struktureres, deles og gøres til et aktiv for virksomheden. I gamle dage havde man bibliotekarer og arkivarer, men i dag står vi over for helt andre udfordringer og andre typer viden og medier, der kræver en anderledes indgangsvinkel til problemstillingen.”
Search indbyder til nye arbejdsformer
Mortimer Liebman mener, at det, der især er behov for, er en holdningsændring samt politikker på de enkelte virksomheder. Mange virksomheder er netop nu ved at installere Sharepoint Server 2007, og de tilhørende stærke søgefunktioner. Det betyder, at nye tilgange til datasøgning og strukturering er på vej, som kræver et fokus for at kunne blive udnyttet maksimalt. Derfor handlede seminaret i høj grad om, hvordan man kan udnytte de nye muligheder, og om sammenhængen mellem IT og arbejdskultur og hvordan IT-ændringer spiller sammen med nye arbejdsformer.
”Det, som er nyt i forhold til traditionelle søgefunktioner, er, at Search-funktionen på Microsoft Sharepoint Server 2007 ikke blot strukturerer data på tværs af mange, ustrukturerede datakilder, men også peger på kilden til de væsentligste data. I en virksomhed betyder det i praksis, at en datasøgning kan føre til en personkontakt – den person i organisationen, som ved mest om emnet. På den måde inviterer søgefunktionaliteten til nye måder at arbejde sammen på. Søgning bliver til social networking og mere direkte samarbejde,” siger Mortimer Liebman, der understreger, at Enterprise Search ikke blot er et plus for store virksomheder, men for alle virksomheder, der arbejder med store og komplekse datamængder, eksempelvis også mindre advokatkontorer.
Bryd vanerne
De nye samarbejdsformer kommer dog ikke nødvendigvis helt af sig selv. For at understrege den holdningsmæssige indgangsvinkel havde Mortimer Liebman inviteret Torben Wiese, der er foredragsholder og ejer af konsulentvirksomheden HabitManager.com, som primært arbejder med vanebrydning og forandringsledelse. Hans pointe er, at vaner spiller en stor rolle for medarbejderes omstillingsparathed, og at der i en organisation kan arbejdes med disse vaner. Det er eksempelvis aktuelt, når en virksomhed indkøber nyt IT og software.
”Beslutningstagere indkøber ofte software, som i sig selv er produktivitetsfremmende, men oplever så, at løsningerne ikke bliver udnyttet optimalt. En væsentlig årsag til det er, at det er vanskeligt for de enkelte medarbejdere i virksomheden at ændre på gamle vaner. Hjernen søger automatisk det trygge og kendte, og har man en vane, så sparer hjernen energi. Samtidig har alle vaner været lang tid om at blive opbygget. Det betyder, at der også ligger et stort arbejde i at ændre dem. Derfor er det ikke nok at implementere nye redskaber, hvis man ikke samtidig arbejder med de sæt af vaner, som findes i virksomheden. Omvendt ved vi, at ny teknologi kan give ny viden, som igen giver nye muligheder og tanker, der øger kreativiteten og konkurrenceevnen. Og heri ligger værdien af at bryde vaner,” forklarer Torben Wiese.
Når vanerne i en virksomhed ikke bliver ændret, er det som regel, fordi det simpelt hen ikke er tydeligt for medarbejderne, hvori værdien ved at ændre dem består, mener Torben Wiese.
Tryghed i forandring
”I gamle dage kunne man fint arbejde ud fra vanerne, men i dag er omstillingsparathed en nødvendighed. Jeg plejer at sige, at det ikke er de store virksomheder, der æder de små – det er de hurtige, der æder de langsomme. Det eneste konstante for nutidens virksomheder er forandringen, og når det for alvor går op for en virksomhed, så kan den ændre sig fra at søge tryghed i vanen til at finde tryghed i forandringerne,” mener Torben Wiese.
Som oplægsholder var også inviteret lektor Dorte Madsen, Copenhagen Business School, til at fortælle om vigtigheden af Information Management nu og i fremtiden. Dorte Madsen er studieleder for BA in Information Management, som gik i luften med 60 studerende i 2006. Uddannelsen er et af de første, danske studiemæssige tiltag, der skal imødekomme problemstillingerne omkring praktisk udførsel af vidensdeling.
Om Enterprise Search
Enterprise Searh er løsningen for virksomheder, der lever af at håndtere, formidle og skabe viden. Enterprise Search i Office SharePoint Server 2007 forener forretningsdata med dokumenter, mail og websider for at levere mere omfattende søgeresultater. Søgemaskinen indekserer også kollegaer på lige fod med indhold. Det vil sige, at hvis man søger efter “Flemming Østergaard” i FC København, kan både kontaktdata på personen og indhold med navnet dukke op. Søgecenteret, der er udformet som en portal, udgør én enkelt integreret løsning, hvor medarbejderne kan finde det indhold, de processer, de personer og de forretningsdata, som er relevante for netop dem. Funktioner som eksempelvis duplikeret minimering, stavekontrol og advarsler forbedrer relevansen af resultaterne, og dette gør personer og organisationer i stand til hurtigere at træffe beslutninger med udgangspunkt i de nyeste oplysninger og fakta. Enterprise Search indbyder således til nye måder at arbejde og arbejde sammen på.