STOKs it-afdeling kunne for et par år siden ikke længere følge med virksomhedens behov for tidssvarende og stabile it-løsninger. Den mest økonomiske og sikre løsning var at finde en ekstern leverandør til de voksende opgaver med support, indkøb, overvågning og opdatering – og meget andet. STOK har nu i to år samarbejdet med JDM, der har løst it-opgaverne til fuld tilfredshed. Den økonomisk fordelagtige løsning har givet STOK stabilitet og mulighed for at tænke langsigtet på it-området.
Som mange andre virksomheder har STOK udviklet sig fra at være en virksomhed med et relativt beskedent it-behov til at være fuldstændig afhængig af stadigt mere komplekse applikationer.
STOK designer og forhandler emballageløsninger og har nu 50 medarbejdere, som alle arbejder med it, hvad enten det er med scannere på lageret, økonomisystemer eller designapplikationer.
”Går vores systemer ned, så er vi out of business,” siger Arne Sivebæk, der er økonomi- og administrationschef hos STOK. Det er også ham, der har ansvaret for virksomhedens it, men det indgår ikke længere i hans titel, eftersom STOK har valgt at outsource stort set al drift, hosting og tilhørende opgaver til JDM.
It-opgaverne kunne ikke løses internt
STOKs beslutning om at gå over til en ekstern leverandør blev taget i 2006, da den daværende it-ansvarlige hos STOK ikke længere var i stand til at levere de løsninger, som organisationen havde behov for. It-systemerne var blevet gradvist mere komplekse, og den it-ansvarliges arbejdsområder dækkede alt fra opsætning af en printer til indkøb, programmering og opdatering af virksomhedens servere. Projekterne tog simpelthen overhånd, og den it-ansvarlige kunne ikke længere følge med.
”Vi kunne se, at vores behov ikke længere kunne dækkes af en enkelt person. Omvendt ville det være uforholdsmæssigt kostbart at udvide it-afdelingen med yderligere personale, blandt andet fordi vi har behov for specialviden på flere områder. Dermed ville vi ikke kunne dække vores akutte kompetencebehov med blot en ny it-specialist, men vi skulle måske have to eller tre nye medarbejdere til en forholdsvis høj løn,” fortæller Arne Sivebæk.
Fuld opmærksomhed fra JDM
Løsningen var at finde et konsulenthus med spidskompetencer, som kunne matche STOKs behov. Det var ikke vanskeligt at finde it-virksomheder, som var interesserede i at påtage sig opgaven, husker Arne Sivebæk. Problemet var blot, at de fleste havde support, hosting og outsourcing som en sidebeskæftigelse.
”Vi var på udkig efter en it-virksomhed, som havde vores behov som kernekompetence, og det fandt vi hos JDM. Vi oplevede også, at vi hos JDM fik deres fulde opmærksomhed. Vi regnede naturligvis også på økonomien i outsourcingen, og det så – og ser stadig – rigtig fornuftigt ud,” siger Arne Sivebæk.
Efter en indledende dialog fik JDM til opgave at rydde op i de gamle systemer. Det blev til et større oprydningsarbejde i STOKs serverrum, som omfattede omkabling til den lyse morgen. Dernæst blev samtlige systemer dokumenteret og effektiviseret, og der blev lagt en plan for backup og sikkerhed.
Stabilitet og sikkerhed
Stabiliteten havde været et problem for STOK tidligere. Flere gange om ugen gik systemerne ned og efterlod hele virksomheden uarbejdsdygtig.
”Vi er 100 procent afhængige af, at vores it fungerer. Når der er nedbrud, kan vi ikke arbejde, og det gælder alle i virksomheden. Det har vi nu fået rettet op på. Jeg kan faktisk ikke huske, hvornår vi sidst havde et nedbrud,” siger Arne Sivebæk.
Backup foregår nu om natten mellem STOKs servere og JDMs faciliteter i Odense via en 20 Mbit forbindelse.
STOK får besøg af JDMs konsulenter hver anden uge. Her bliver systemerne gennemgået, og de mere overordnede linjer diskuteres. I det daglige foregår kontakten via telefon, og Arne Sivebæk lægger ikke skjul på, at han kan JDMs nummer i hovedet. Det gælder også flere af hans medarbejdere, som ringer direkte til JDM, hvis der opstår et problem.
Dokumentation giver frihed
”Dokumentation er noget af det vigtigste for os. Alle vores processer er beskrevet i pdf’er og i ringbind. Det betyder, at vi har et overblik over, hvad der sker og hvor. Det betyder også, at vi nu er uafhængige af leverandør, fordi alle med et vist it-kendskab hurtigt kan sætte sig ind i vores opsætning. Det giver os en frihed og egentlig mere selvstændighed, end da vi varetog opgaven selv,” mener Arne Sivebæk.
Sikkerheden og det nye overskud, som STOK har fået gennem samarbejdet med JDM, giver nu muligheder for udvidelser og mod på at begynde fremadrettede projekter. I den nærmeste fremtid gælder det opgradering af kontorpakker og styresystemer fra Windows XP til Vista og Office 2007. Dette forventes at ske i løbet af 2008. På lidt længere sigt skal STOKs ERP-system udskiftes, ligesom en større opgave med at installere Microsoft Communications Server og integrere denne med telefoni er på trapperne.
Om STOK
STOK Emballage K/S er en af Danmarks største uafhængige leverandører af emballageprodukter. Virksomheden, der er familieejet og etableret i 1978 som Stok Emballering, blev med sin overtagelse af SK Emballage i Odense til SK-STOK i 1998 og nu STOK Emballage K/S.
STOK benytter sig af en lang række applikationer, heriblandt:
• Microsoft Office
• XAL
• Sharepoint
• Diverse designprogrammer og dokumenthåndtering
• Desuden har virksomheden intranet, websites og en webshop