Det er ikke første gang, Kort- og Matrikelstyrelsen står for at skulle overgå til et administrativt servicecenter. Derfor har Kort- og Matrikelstyrelsen allerede gjort sig værdifulde erfaringer i forhold til, hvordan styrelsen skal komme igennem implementeringen af de kommende to store fælles administrative servicecentre i staten.
Når statens institutioner overgår til de to nye administrative servicecentre, er Kort- og Matrikelstyrelsen parat. Styrelsen har nemlig allerede erfaring fra en lignende proces. Kort- og Matrikelstyrelsen er sammen med andre institutioner fra Miljøministeriet samt Kirkeministeriets departement i dag brugere af Center for Koncernforvaltning.
Økonomichef Christian Rishøj var med i den proces, og på den baggrund fortæller han om erfaringer med implementeringen af et administrativt servicecenter set med brugerøjne.
”Forhistorien til den sammenlægning, der senere er blevet kendt som Center for Koncernforvaltning var, at Miljøministeriet blev beskåret i administrationen. På samme tid nåede man frem til, at de faglige miljøer ikke var stærke nok i de enkelte institutioner til at efterkomme de krav, som efterhånden blev stillet til os,” fortæller Christian Rishøj.
Det førte til, at man i 2004 dannede Center for Koncernforvaltning, og ved en relativt stor sammenlægning, samlede alle regnskabs-, løn-, personale- og it-opgaver i et fælles og mere faglig stærk enhed. Det var ifølge Christian Rishøj en stor omvæltning, hvor cirka 35 medarbejdere blev flyttet fra Kort- og Matrikelstyrelsen over til Center for Koncernforvaltning.
Fastholdelse af medarbejdere er en udfordring
Center for Koncernforvaltning blev dannet i 2004, og Christian Rishøj har fuld forståelse for, hvorfor man samler de administrative funktion er i staten. Han nævner, at muligheden for at tiltrække kvalificeret arbejdskraft er et af de væsentligste argumenter for at samle de administrative funktioner. Men billedet er dog ikke kun rosenrødt, særligt på kort sigt er der betydelige udfordringer i forhold til medarbejderne. –Og det kan give udfordringer i forhold driften i overgangsperioden.
”Medarbejdersituationen kan blive ganske vanskelig i den kommende tid,” siger Christian Rishøj. ”Den kommende tid vil være en overgangsperiode, hvor mange medarbejdere vil overveje deres fremtid. Det store administrative servicecenter med udgangspunkt i Økonomistyrelsen har således allerede hentet flere medarbejdere fra Center for Koncernforvaltning, som alligevel skal levere service til Kort- og Matrikelstyrelsen.”
Også på sigt vil medarbejderspørgsmålet være et centralt emne for de institutioner, der omfattes af de administrative servicecentre.
”En meget væsentlig del af argumentationen bag reformen er økonomisk,” fortæller Christian Rishøj og fortsætter: ”Man når således frem til, at man i de kommende år kan spare over 600 millioner kroner. Spørgsmålet er om dette beløb tager hensyn til den situation, at man muligvis bliver nødt til at hyre ekstra personale i styrelserne for at have de rette kompetencer i institutionerne?” siger Christian Rishøj.
Behov for oversættere i institutionerne
Netop det personale, som skal blive tilbage i institutionerne, er Christian Rishøj meget optaget af. For på baggrund af de erfaringer Kort- og Matrikelstyrelsens har gjort ved overgangen til Center for Koncernforvaltning, forventer Christian Rishøj, at man i forbindelse med dannelsen af et stort administrativt servicecenter bliver nødt til at have en ”oversætterfunktion” ude i styrelsen. Den kan tage ansvaret for at videreformidle materialet fra de to store administrative servicecentre. Hvis ikke man har en kompetent oversætter siddende, kan det blive svært, at sikre, at medarbejderne i de enkelte styrelser løbende opdateres.
”Tidligere, da jeg var regnskabschef, kunne jeg, når jeg fik at vide af Økonomistyrelsen, at der eksempelvis skulle implementeres noget, sætte mine egne processer i værk, og bede nogen i min afdeling om at kommunikere dette til slutbrugerne,# siger Christian Rishøj.
Rekruttering bliver en udfordring
”Det bliver sværere, når man har et administrativt servicecenter placeret imellem, som har udarbejdet og standardiseret processerne. Oversættelsesfunktion, får altså en helt central betydning for, at det kommer til at fungere ude i institutionen. Nu får vi et meget mere ensartet regelsæt, men det skal jo stadig tilpasses og kommunikeres. Hvis man nu som institution for eksempel har folk, der arbejder på Grønland, mens andre arbejder på Slotsholmene, så er det to forskellige verdener man kommunikerer til. -Og selv om administrative servicecentre netop skulle være med til at afhjælpe rekrutteringsproblemet for institutionerne, så kan medarbejdere med sådanne oversættelseskompetencer være særdeles vanskelig at finde,” siger Christian Rishøj.
På samme tid gør Christian Rishøj opmærksom på, at man heller ikke fratager institutionerne det regnskabsmæssige ansvar, selv om opgaven bliver løst i et administrativt servicecenter. Selv om det er andre, der skal varetage det praktiske arbejde, er det stadige institutionens eget ansvar, at det er rigtigt. Også her bliver det vigtigt at have kompetencer placeret i institutionen. Her kan især de små institutioner ifølge Christian Rishøj komme i klemme.
”Det er et problem. Forestil dig en lille institution på en 25-30 mand understøttet af en økonomichef, som også varetager regnskab og budgetter og lidt af alt det andet. Hvordan skal denne person deles op, når nogle opgaver flyttes? Når der sker en flytning af personalet, går noget konkret viden tabt. Hvordan skal en institution for eksempel udarbejde en relevant ledelsesinformation, hvis de to medarbejdere, der lavede det før, lige er flyttet?” spørger Christian Rishøj.
De fremtidige samarbejdsrelationer bliver afgørende
I følge Christian Rishøj bliver de fremtidige samarbejdsrelationer afgørende for, at de administrative servicecentre kan fungere. Kort- og Matrikelstyrelsen har i dag en samarbejdsaftale med Center for Koncernforvaltning, der beskriver de indbyrdes forhold mellem dem og centret.
”Samarbejdsaftalen i dag er bygget op sådan, at der både er standardiserede ydelser, og så er der nogle tilpassede ydelser, som man aftaler, siger Christian Rishøj. Institutionerne er jo forskellige, og det betyder også, at samarbejdsaftalerne er blevet forskellige. Hos os har vi for eksempel specielle forhold omkring vores faktureringer. Her har vi nogle behov, som man ikke har i eksempelvis Miljøstyrelsen eller andre steder i Miljøministeriet, og derfor bliver vores samarbejdsaftale lidt speciel,” siger han.
Christian Rishøj, uddyber betragtningerne omkring samarbejdsaftalen ved at gøre opmærksom på, at der også er ting, som man ikke kan bestemme i en samarbejdsaftale:
”Når alt kommer til alt, så handler det her om, at de medarbejdere, som sidder i et center, ved hvad opgaverne handler om. Når vi kommer med en stak materiale, som skal laves, skal der jo være en eller anden form for forståelse. Det må ikke være sådan, at hvis det ikke lige passer ind i standardiserede formular, så kan de ikke lave det.”
Når de to nye samarbejdsaftaler med de administrative servicecentre skal laves, understreger Christian Rishøj, at det ikke noget, man sådan bare lige gør. Det kommer til at tage tid, og man kommer til at ”klippe en hæl og hakke en tå”.
Christian Rishøj fortæller, at det er vigtigt med præcise samarbejdsaftaler, men at det ikke nødvendigvis er det allervigtigste for at få et administrativt servicecenter til at fungere.
”Jeg tror faktisk, det vigtigste bliver at få kigget hinanden i øjnene. Det handler om at få det rigtige samarbejde i gang, så man ikke begynder at diskutere om der skal stå 4 eller 5 i aftalen. Sådan er det jo med alle kontrakter. Hvis man skal have et godt samarbejde, skal man jo helst ikke til at læse aftaler på den måde,” siger han.
Derudover påpeger Christian Rishøj, at betydningen af de fremtidige samarbejdsrelationer bliver endnu mere vigtige, når de administrative servicecentre flytter væk fra de enkelte ministerier
”Indtil nu har vi i Kort- og Matrikelstyrelsen sammen med de andre institutioner tilknyttet Center for Koncernforvaltning, kunnet blive enige om, hvordan det ene og det andet forhold skulle håndteres. Om ikke andet har Center for koncernforvaltning kunnet sige: ”ok, så får I noget denne gang, og så bliver det nogle andre næste gang”. Så længe sådanne prioriteringer sker inden for ´familien´ kan et sådant samarbejde lade sig gøre, men der næppe er helt samme fællesskabsfølelse i de nye administrative centre. Derfor bliver det helt afgørende, hvordan samarbejdet kommer til at fungere.
Fokus på det fremtidige produkt
Christian Rishøj lægger vægt på, at det er vigtigt, at de administrative medarbejdere er helt klare på, hvad det er for et produkt, de skal levere. Produktet skal være gode regnskaber, rigtig løn med mere.
”Jeg håber, at det er vinklen, som bliver lagt. Ikke den vinkel, at vi skal være mere effektive, så vi kan spare kollegaerne væk. Det vil jo være demotiverende,” siger Christian Rishøj.
Christian Rishøj mener, at der kan være noget godt at hente i forbindelse med sammenlægningen til større administrative servicecentre, hvis man får skabt den rigtige stemning og identitet omkring det.
”God service inden for eksempelvis regnskab, er det medarbejderne i det kommende administrative center i Økonomistyrelsen skal være stolte af. Der kan jo være noget identitetsbærende, som går tabt. Nogen måske vil sige: ´jeg kommer fra Miljøministeriet, og på den måde føler, at de hjælper miljøet lidt hver dag´. Nu skal produktet være, at man laver gode regnskabsmæssige afstemninger, og det er den identitet, som skal skabes,” forklarer Christian Rishøj.
Gevinster at hente ved sammenlægning
Direkte adspurgt om der er gevinster at hente ved at sammenlægge institutionernes administrative opgaver i servicecentre, svarer Christian Rishøj:
”Hvis man tager helikopterperspektivet, er jeg sikker på, at man eksempelvis vil kunne se, at der er sket forbedringer ved, at vi har fået Center for Koncernforvaltning i Miljøministeriet. Det oplever den enkelte medarbejder dog ikke nødvendigvis. Hvis du spørger dem, vil de sikkert sige, at de ikke har fået den service, de kender fra tidligere. Men hvis man tager turen op i helikopteren, så vil man også se nogle steder, hvor vi ikke ville kunne have løst opgaverne tilfredsstillende, hvis vi ikke havde haft Center for Koncernforvaltning, siger Christian Rishøj.
”Jeg er og ret sikker på, at vi, når de nye centre kommer op og køre, vil vi høre folk sige: ´dengang vi havde Center for Koncernforvaltning, det var tider´. Sådan vil det jo ofte være.”
Christian Rishøj er dog ret sikker i sin vurdering af muligheden for at hente gevinster i fremtiden.
– Overordnet kan jeg godt se, at der vil være fordele at hente, når de to nye administrative servicecentre først er kommet godt fra start. Det bør der helt sikkert være. Men indtil da, er udfordringerne på den korte bane stadig betydelige, slutter Christian Rishøj.