Et stort antal varenumre og kompleks håndtering af udstyr til hospitaler har gjort Navision til en central del af ViCares forretning. De ressourcer, som de administrative besparelser med Navision har frigjort, er løbende blevet investeret i øget kontrol med produkterne og nye effektiviseringer.
ViCare er en af de største, danske leverandører af medicinsk udstyr. Flere tusinde varenumre udgør et stort lager af specialudstyr, som leveres primært til de danske, offentlige hospitaler. Virksomheden har i mange år benyttet Navision til håndtering af ordrer og lager, og i 2005 blev systemet yderligere udbygget med modulet Attain.
Navision er en del af hverdagen
”Navision er en stor del af vores hverdag,” siger regnskabsassistent Birgitte Haynes. Hun har siden 2000 været en af de medarbejdere hos ViCare, som har arbejdet mest med Navision-systemet og den løbende udvikling.
”Det er nemt at finde rundt i systemet, og vi har alle oplysninger samlet ét enkelt sted. Det er let at lægge data ind, og alle 24 medarbejdere har adgang til systemet på hvert deres brugerniveau både herfra, hos kunden og derhjemme,” siger Birgitte Haynes.
Servicemodul giver overblik
En af de meget vigtige opgaver, som ViCares Navision nu løser, er sporing af produkter. Det kan være særdeles brugbart, hvis en producent tilbagekalder et produkt eller til at håndtere løbende service, som er en kritisk faktor i medicinalbranchen. Har den samme type produkt været mange gange til service, så vil systemet give ViCare et overblik over det, og det kan lede til, at producenten får besked om problematiske varer. Dette overblik var svært at danne sig tidligere, da ViCare ikke kunne se et produkts historik.
”Det giver os en statistik, som vi kan benytte til at minimere fejl, til gavn for vores kunder,” siger Birgitte Haynes.
Minimering af fejl
Sporingsdelen er et speciallavet program, som Datapro har udviklet i samarbejde med ViCare. Input til systemet foregår både via manuel indtastning og scanning. Når varer ankommer til lageret, sørger scanneren for at indhente navn, antal, serienumre og udløbsdata, og disse data bliver suppleret med manuel indtastning af priser etc. Det har reduceret både fejlmarginen og den tid, det tager at levere input til systemet. ViCare har to scannere, så store mængder varer hurtigt kan registreres, når de ankommer. Indscanning direkte til Navision har virket så godt, at ViCare har demonstreret systemet til interesserede i branchen.
”De har været imponerede over systemets enkelthed, og hvor godt det fungerer,” siger Birgitte Haynes.
Løbende udvikling af Navision
ViCare holder løbende møder med Datapro, som er ViCares IT-leverandør, om deres Navision-løsning med henblik på yderligere tilpasninger og udvikling af ny funktionalitet, som kan gøre hverdagen nemmere.
”Man bliver meget fortrolig med systemet, når man selv har været med til at udvikle det. Datapros programmører er dygtige til at få det tekniske til at fungere, og vi kan gennem vores tests levere hurtig feedback, hvis noget skal tilpasses. Man bliver nemt perfektionistisk og vil gerne udnytte mulighederne til det yderste, når man bruger systemet til dagligt og kender det godt,” fortæller Birgitte Haynes.
Stadig plads til effektiviseringer
Et af de seneste eksempler på en tilpasning er et felt på ordresedlerne, som kunden selv kan definere. Nogle kunder var interesserede i at få deres egen stregkode på eller en intern emailadresse. Denne opgave blev hurtigt løst af Datapro. Kommende justeringer af systemet vil gøre det muligt at importere komplette prislister fra ViCares hovedleverandører. Det kan gøres i øjeblikket, men kræver noget manuelt arbejde. Birgitte Haynes håber, at nogle få ændringer vil gøre det muligt at tilpasse systemet, så det kan foregå 100 pct. automatisk. En af ViCares store leverandører er Philips Medical med et sortiment på mange tusinde enkeltstående produkter til hospitaldrift.
Om ViCare
ViCare Medical A/S er et datterselskab af den norskejede koncern Vingmed Holding AS, der også omfatter datterselskaberne Vingmed AS (Norge) og Vingmed AB (Sverige). ViCare Medical A/S blev grundlagt 1. april 1991 og startede med få medarbejdere. I dag er staben på 24 ansatte. ViCare Medical A/S profilerer sig som fremtidens samarbejdspartner inden for “Health Care”, med sundhedssektoren i Danmark, primært hospitalerne, som målgruppe.